Szkolenia z e-Doręczeń

Od dłuższego czasu słyszymy o nadchodzącym wejściu w życie nowej formy korespondencji czyli e- doręczeń. Dziś już wiemy, że pierwsze organy administracji publicznej zobowiązane są korzystać z e- doręczeń od 1 października 2024 roku. Ich wprowadzenie zostało już odsunięte w czasie, a finalnie wdrażanie odbędzie się etapami do momentu aż wszystkie instytucji publiczne zaczną z nich korzystać.

Czym jest system e-Doręczeń? 

System e-Doręczeń to nowoczesna platforma cyfrowa, zaprojektowana w celu umożliwienia elektronicznego doręczania korespondencji oficjalnej pomiędzy instytucjami a obywatelami lub firmami. Jest to rozwiązanie, które stanowi odpowiedź na rosnącą potrzebę cyfryzacji procesów komunikacyjnych w administracji publicznej i sektorze prywatnym. E-Doręczenia stanowią ważny krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów administracyjnych, oferując jednocześnie wygodne, bezpieczne i efektywne rozwiązanie dla zarówno dla obywateli, jak i biznesu.

Program szkolenia z e-Doręczeń

W trakcie naszych szkoleń, głównymi zagadnieniami które poruszamy są:

1. Szczegóły Rozporządzenia w sprawie sporządzania, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy i kopii dokumentów elektronicznych.
2. Założenia Rozporządzenia eIDAS i Ustawy o Usługach Zaufania z 5 września 2016, kluczowe dla rozumienia zasad elektronicznej identyfikacji i usług zaufania.
3. Praktyczne aspekty doręczania dokumentów przez e-mail, ESP, EPUAP. Omówienie harmonogramu wyciszania platformy EPUAP.
4. Szczegółowe omówienie wymiany dokumentów między podmiotami publicznymi, obowiązków administracji, przedsiębiorców i obywateli.
5. Znaczenie Kwalifikowanej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (KURDE) oraz Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH) w kontekście e-Doręczeń.
6. Praktyczne wykorzystanie platform EPUAP i MObywatel, w tym rola Poczty Polskiej jako operatora wyznaczonego.
7. Metody podpisywania dokumentów w systemie e-Doręczeń, w tym różne rodzaje uwierzytelnień i podpisów elektronicznych.
8. Omówienie związku między Kodeksem Postępowania Administracyjnego a systemem e-Doręczeń, w tym zmian w zakresie podpisywania dokumentacji.

Pytania i odpowiedzi

Na czym polegaja e-doręczenia?

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej przesyłki poleconej z potwierdzeniem odbioru, umożliwiający bezpieczne i pewne wysyłanie oraz odbieranie dokumentów elektronicznych. Dzięki e-Doręczeniom, podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnej formy korespondencji, która jest prawnie równoważna z tradycyjnymi metodami wysyłki. Usługa ta zapewnia, że wysłane dokumenty docierają zawsze do właściwej osoby, a ich integralność pozostaje nienaruszona. Umożliwia to jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz dostarcza prawnie ważnych dowodów na wysłanie i odbiór dokumentów. e-Doręczenia działają na podstawie rozporządzenia UE eIDAS oraz ustawy o doręczeniach elektronicznych, oferując szybką, wygodną i bezpieczną alternatywę dla tradycyjnej poczty.

Czy e Doreczenia są obowiązkowe?

Tak, e-Doręczenia są obowiązkowe dla określonych grup podmiotów zgodnie z polskim prawem, które wprowadza system e-Doręczeń jako elektroniczny odpowiednik tradycyjnej korespondencji poleconej. Obowiązek ten dotyczy zarówno podmiotów publicznych, jak i niektórych grup przedsiębiorców oraz profesjonalistów wykonujących zawody zaufania publicznego. Wprowadzenie obowiązku korzystania z e-Doręczeń ma na celu usprawnienie i zabezpieczenie procesu wymiany dokumentów, zapewniając jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy, a także integralność przesyłanych danych. 

E- doręczenia od kiedy? 

Doręczenia elektroniczne (e-Doręczenia) wchodzą w życie w kilku etapach, zależnie od typu podmiotu:

• Podmioty publiczne:
  1. Organy administracji rządowej, jednostki budżetowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Narodowy Fundusz Zdrowia, agencje wykonawcze, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk, instytucje kultury, i inne państwowe lub samorządowe osoby prawne rozpoczynają stosowanie e-Doręczeń od 1 października 2024 r.
  2. Inne podmioty publiczne od 1 stycznia 2025 r.
  3. Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej od 1 października 2029 r.
  4. Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna również od 1 października 2029 r.
• Podmioty niepubliczne:
  1. Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, itd.) oraz podmioty rejestrujące się do   Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) muszą posiadać skrzynkę do e-Doręczeń od 1 października 2024 r.
   2. Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 października 2024 r. od 1 stycznia 2025 r.
   3. Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) od 1 stycznia 2025 r.
   4. Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r., które dokonują zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. od 1 lipca 2025 r.
   5. Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. od 1 października 2026 r.

Czy szkoły obowiązują e-doręczenia?

Tak, szkoły jako jednostki administracji publicznej są objęte obowiązkiem korzystania z systemu e-Doręczeń, zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych. System e-Doręczeń ma na celu umożliwienie elektronicznej wymiany dokumentów z potwierdzeniem odbioru, co jest równoważne tradycyjnym przesyłkom poleconym. Szkoły, podobnie jak inne jednostki sektora publicznego, muszą zatem dostosować się do nowych przepisów i wdrożyć system e-Doręczeń do swojej codziennej komunikacji administracyjnej. 
Harmonogram wdrażania e-Doręczeń dla różnych podmiotów publicznych, w tym szkół, jest określony w odpowiednich przepisach. Zgodnie z ustawą, podmioty publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego (do których zazwyczaj należą szkoły), mają określone terminy na wdrożenie i rozpoczęcie korzystania z e-Doręczeń. Terminy te mogą być różne, w zależności od konkretnych zapisów w prawie i harmonogramu wprowadzania systemu e-Doręczeń.

Kiedy e-doręczenia zastąpią ePUAP?

Choć e-Doręczenia wprowadzają nowe możliwości w zakresie elektronicznej wymiany dokumentów, nie oznacza to automatycznego zastąpienia platformy ePUAP. E-doręczenia mają na celu umożliwienie bezpiecznej i pewnej wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy podmiotami publicznymi, przedsiębiorcami oraz obywatelami, działając jako elektroniczny odpowiednik tradycyjnej korespondencji poleconej. System e-Doręczeń jest zaprojektowany do obsługi zarejestrowanych doręczeń elektronicznych, co jest nowością w porównaniu do ePUAP, który jest platformą służącą do ogólnej komunikacji elektronicznej z administracją publiczną.  ePUAP jest szerszym systemem usług elektronicznych, który umożliwia dostęp do szerokiego zakresu usług publicznych online, nie ograniczając się jedynie do doręczeń elektronicznych. System e-Doręczeń skupia się natomiast na specyficznym aspekcie doręczeń dokumentów z pełnym potwierdzeniem ich wysłania i odbioru, co przypomina funkcjonowanie tradycyjnych listów poleconych.

Dla kogo jest przeznaczone szkolenie z e-Doręczeń? 

Nasze szkolenie skierowane jest przede wszystkim do pracowników administracji, którzy używają lub w przyszłości będą wykorzystywać e-Doręczenia w swojej pracy. Zapraszamy również wszystkich zainteresowanych tą tematyką.