Archiwizacja dokumentacji kadrowej: Jak archiwizować dokumentację pracowniczą?

Archiwizacja dokumentów kadrowych obejmuje wiele aspektów, od zrozumienia przepisów prawnych, przez wybór odpowiedniej metody przechowywania, aż po zapewnienie łatwego dostępu do dokumentów w przypadku kontroli. Właściwa archiwizacja nie tylko pomaga w utrzymaniu porządku, ale jest również wymogiem prawnym, którego nieprzestrzeganie może skutkować poważnymi konsekwencjami. W tym artykule przyjrzymy się najlepszym praktykom i technikom, które pomogą Ci zabezpieczyć dokumentację pracowniczą na lata.

Prawidłowa archiwizacja dokumentów kadrowych

Archiwizacja dokumentacji kadrowej to proces, który ma ogromne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, pozwala ona na zachowanie porządku w dokumentach pracowniczych, co ułatwia ich późniejsze odnalezienie i wykorzystanie. Jest to szczególnie istotne w przypadku kontroli ze strony organów państwowych, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Ponadto, właściwie prowadzona archiwizacja chroni interesy zarówno pracodawcy, jak i pracownika, stanowiąc źródło informacji o przebiegu zatrudnienia, wynagrodzeniach czy odbytych szkoleniach.

Obowiązki pracodawcy w zakresie archiwizacji

Pracodawca ma szereg obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Przede wszystkim, musi on zapewnić odpowiednie warunki do przechowywania dokumentów, chroniąc je przed zniszczeniem, uszkodzeniem czy dostępem osób nieupoważnionych. Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.

Czas przechowywania dokumentacji kadrowej

Jednym z kluczowych aspektów archiwizacji jest okres przechowywania dokumentów pracowniczych. Zgodnie z aktualnymi przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres:

• 10 lat - dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku
• 50 lat - dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku (chyba że pracodawca złożył odpowiednie oświadczenie do ZUS o zamiarze przechowywania dokumentacji przez 10 lat)

Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. 
Warto zaznaczyć, że niektóre dokumenty, takie jak dokumentacja płacowa dla celów emerytalnych, mogą wymagać dłuższego okresu przechowywania.

Rodzaje dokumentów podlegających archiwizacji

Dokumentacja kadrowa obejmuje szeroki zakres dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika. Do najważniejszych z nich należą:

1. Akta osobowe pracownika, zawierające m.in. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, zaświadczenia o ukończeniu wymaganych szkoleń.
2. Dokumentacja płacowa, w tym listy płac, karty wynagrodzeń, roczne karty podatkowe.
3. Ewidencja czasu pracy, obejmująca harmonogramy pracy, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie.
4. Dokumenty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, takie jak karty szkoleń BHP, zaświadczenia lekarskie o zdolności do pracy.
5. Umowy o pracę, aneksy do umów, wypowiedzenia, porozumienia zmieniające.
6. Dokumenty związane z urlopami macierzyńskimi, rodzicielskimi i wychowawczymi.
7. Dokumentacja dotycząca wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Metody archiwizacji dokumentacji kadrowej

Istnieją dwie główne metody archiwizacji dokumentów pracowniczych: tradycyjna (papierowa) oraz elektroniczna. Każda z nich ma swoje zalety i wady, a wybór odpowiedniej metody zależy od specyfiki firmy i jej potrzeb.

Archiwizacja tradycyjna

Wciąż popularna metoda archiwizacji polega na przechowywaniu fizycznych kopii dokumentów w specjalnie do tego przeznaczonych pomieszczeniach lub szafach. Zaletą tej metody jest jej prostota i brak konieczności inwestowania w zaawansowane systemy informatyczne. Jednakże, archiwizacja papierowa wymaga dużo przestrzeni i jest narażona na ryzyko zniszczenia dokumentów w przypadku pożaru czy zalania.

Archiwizacja elektroniczna

Coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Metoda ta oferuje wiele korzyści, takich jak oszczędność miejsca, łatwiejszy dostęp do dokumentów czy możliwość szybkiego wyszukiwania informacji. Jednak wymaga ona inwestycji w odpowiednie systemy informatyczne i zabezpieczenia danych przed cyberatakami.

Przy wyborze metody elektronicznej, pracodawca musi zapewnić, że system spełnia wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Bezpieczeństwo danych w procesie archiwizacji

Niezależnie od wybranej metody archiwizacji, kluczowe jest zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych. W przypadku dokumentacji papierowej oznacza to odpowiednie zabezpieczenie pomieszczeń archiwum przed dostępem osób nieupoważnionych, a także ochronę przed czynnikami zewnętrznymi, takimi jak wilgoć czy szkodniki.

Dla archiwizacji elektronicznej niezbędne jest wdrożenie odpowiednich systemów zabezpieczeń informatycznych, w tym szyfrowania danych, regularnego tworzenia kopii zapasowych czy stosowania zaawansowanych metod uwierzytelniania użytkowników.

Pracodawca powinien również opracować i wdrożyć procedury określające, kto i na jakich zasadach ma dostęp do dokumentacji pracowniczej. Jest to szczególnie istotne w kontekście ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami RODO.

Digitalizacja dokumentacji kadrowej

Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację istniejącej dokumentacji papierowej. Proces ten polega na skanowaniu dokumentów i przekształcaniu ich w formę elektroniczną. Digitalizacja niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak:

1. Oszczędność miejsca w archiwum fizycznym
2. Łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów
3. Możliwość tworzenia kopii zapasowych
4. Usprawnienie procesów kadrowych

Należy jednak pamiętać, że proces digitalizacji musi być przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami, a zeskanowane dokumenty muszą spełniać wymagania dotyczące autentyczności i integralności.

Outsourcing archiwizacji dokumentacji kadrowej

Dla niektórych firm, szczególnie tych mniejszych lub nieposiadających odpowiednich zasobów, atrakcyjną opcją może być outsourcing archiwizacji dokumentów pracowniczych. Polega on na powierzeniu przechowywania i zarządzania dokumentacją wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Takie rozwiązanie oferuje szereg korzyści:

1. Profesjonalne zarządzanie dokumentacją
2. Oszczędność czasu i zasobów wewnętrznych firmy
3. Gwarancja zgodności z obowiązującymi przepisami
4. Zaawansowane systemy bezpieczeństwa danych

Decydując się na outsourcing, należy jednak dokładnie sprawdzić reputację i doświadczenie firmy, której powierzamy nasze dokumenty, oraz upewnić się, że spełnia ona wszystkie wymogi prawne w zakresie ochrony danych osobowych.

Kontrole i audyty dokumentacji kadrowej

Prawidłowość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej może być przedmiotem kontroli ze strony uprawnionych organów, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dlatego też regularne przeprowadzanie wewnętrznych audytów dokumentacji kadrowej jest dobrą praktyką, pozwalającą na wykrycie i korektę ewentualnych nieprawidłowości.

Podczas audytu warto zwrócić uwagę na:

1. Kompletność dokumentacji
2. Prawidłowość jej prowadzenia
3. Zgodność z obowiązującymi przepisami
4. Bezpieczeństwo przechowywania dokumentów

Regularne audyty pozwalają nie tylko uniknąć potencjalnych kar w przypadku kontroli zewnętrznej, ale także optymalizować procesy związane z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą.

Wyzwania związane z archiwizacją dokumentacji kadrowej

Proces archiwizacji dokumentacji pracowniczej wiąże się z pewnymi wyzwaniami, z którymi muszą zmierzyć się pracodawcy. Do najczęstszych należą:

1. Zapewnienie zgodności z ciągle zmieniającymi się przepisami prawa
2. Ochrona danych osobowych w świetle wymogów RODO
3. Zarządzanie dużą ilością dokumentów, szczególnie w przypadku firm o wysokiej rotacji pracowników
4. Koszty związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemów do elektronicznej archiwizacji
5. Szkolenie pracowników w zakresie prawidłowego zarządzania dokumentacją

Skuteczne radzenie sobie z tymi wyzwaniami wymaga regularnego aktualizowania wiedzy na temat obowiązujących przepisów, inwestowania w odpowiednie rozwiązania technologiczne oraz ciągłego doskonalenia procesów związanych z archiwizacją.

Podsumowanie

Archiwizacja dokumentacji pracowniczej to kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi w każdej organizacji. Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentów pracowniczych nie tylko zapewnia zgodność z wymogami prawnymi, ale także usprawnia procesy kadrowe i chroni interesy zarówno pracodawcy, jak i pracowników.
Niezależnie od wybranej metody archiwizacji - tradycyjnej czy elektronicznej - kluczowe jest zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych oraz ich dostępności w razie potrzeby. Regularne audyty, znajomość obowiązujących przepisów oraz inwestycje w odpowiednie rozwiązania technologiczne to niezbędne elementy skutecznego systemu archiwizacji.

W obliczu ciągłych zmian w prawie pracy i rosnących wymagań w zakresie ochrony danych osobowych, pracodawcy powinni traktować archiwizację dokumentacji kadrowej jako proces wymagający ciągłego doskonalenia i dostosowywania do zmieniających się warunków. 

Aby mieć pewność, że Twoja firma właściwie zarządza dokumentacją kadrową zapraszamy na szkolenie “Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej”, podczas którego poznasz kluczowe kwestie dotyczące prowadzenia, zarządzania i archiwizacji dokumentacji.