Najczęstsze błędy w ewidencji odpadów – i jak ich unikać
Prowadzenie ewidencji odpadów w systemie BDO to codzienność dla wielu przedsiębiorców i instytucji. Choć przepisy są jasne, a platforma ujednolica wiele procesów, w praktyce nadal często dochodzi do błędów – technicznych, formalnych i merytorycznych. Niektóre z nich wynikają z pośpiechu lub niewiedzy, inne z braku odpowiednich procedur w firmie. Celem tego artykułu jest wskazanie najczęstszych problemów i zaproponowanie rozwiązań, które pomogą ich uniknąć.
Ewidencja odpadów jako narzędzie świadomego zarządzania środowiskiem
Choć ewidencja odpadów postrzegana jest najczęściej jako uciążliwy obowiązek administracyjny, w rzeczywistości może stać się cennym narzędziem zarządzania środowiskowego w firmie. Dzięki systematycznej rejestracji odpadów przedsiębiorstwo zyskuje wiedzę o tym, co i w jakiej ilości wytwarza, co pozwala identyfikować obszary do optymalizacji – np. zmniejszenia ilości odpadów produkcyjnych czy ograniczenia kosztów ich zagospodarowania. Rzetelna ewidencja może być również dowodem odpowiedzialności środowiskowej wobec kontrahentów, klientów i społeczności lokalnej. W dobie rosnącego znaczenia zrównoważonego rozwoju i raportowania ESG, dane z BDO mogą odegrać istotną rolę w budowaniu wiarygodnego wizerunku firmy.
Najczęściej występujące błędy w ewidencji odpadów
Brak bieżącego prowadzenia ewidencji
Najczęstszy i zarazem najbardziej ryzykowny błąd to uzupełnianie KEO dopiero przed końcem roku – często „na szybko”, bez porównania z KPO. Taki sposób działania prowadzi do niespójności danych i trudności przy tworzeniu sprawozdań.
Jak unikać:
Wprowadź zasadę uzupełniania ewidencji raz w tygodniu lub po każdej operacji odpadowej. Korzystaj z przypomnień i harmonogramów pracy.
Nieprawidłowe kody odpadów
Używanie błędnych kodów (np. zły numer, kod niezgodny z profilem działalności, kod odpadu zamiast produktu ubocznego) skutkuje nieważnością dokumentu i może świadczyć o niewłaściwej kwalifikacji odpadu.
Jak unikać:
Korzystaj ze słownika kodów odpadów zgodnego z Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska. Skonsultuj się z ekspertem, jeśli masz wątpliwości.
Błędy w wystawianiu KPO
Najczęstsze problemy:
- nieprawidłowe dane odbiorcy,
- masa odpadu podana orientacyjnie, bez późniejszej korekty,
- brak potwierdzenia przez drugą stronę (co oznacza, że KPO nie jest ważna),
- wystawienie KPO po przekazaniu odpadu – co stanowi naruszenie przepisów.
Jak unikać:
Wystawiaj KPO przed rozpoczęciem transportu, a masę weryfikuj i aktualizuj po ważeniu. Regularnie sprawdzaj statusy kart w systemie.
Nieaktualne dane w systemie BDO
Firmy często zapominają o aktualizacji informacji w rejestrze BDO – np. zmianie adresu, zakresu działalności odpadowej, instalacji czy użytkowników systemu.
Jak unikać:
Co kwartał przeprowadzaj przegląd danych w rejestrze. Ustal osobę odpowiedzialną za ich aktualizację i zgłaszanie zmian.
Przekazywanie odpadów do nieuprawnionych odbiorców
Brak weryfikacji odbiorcy może skutkować przekazaniem odpadów firmie, która nie ma stosownego wpisu w BDO. To poważne naruszenie przepisów.
Jak unikać:
Zawsze sprawdzaj odbiorcę w rejestrze BDO – upewnij się, że ma aktywny wpis i odpowiedni zakres działalności.
Brak zgodności danych w KPO, KEO i sprawozdaniu
Nieścisłości między tymi dokumentami najczęściej wychodzą na jaw podczas kontroli WIOŚ lub przy składaniu sprawozdania rocznego. Mogą świadczyć o niedbalstwie lub próbę zatajenia danych.
Jak unikać:
Regularnie porównuj dane z KPO z wpisami w KEO. Po zakończeniu roku przeprowadź audyt wewnętrzny ewidencji.
Prowadzenie ewidencji poza systemem BDO
Niektóre firmy – z przyzwyczajenia lub niewiedzy – nadal prowadzą ewidencję w arkuszach Excel lub papierowo, nie rejestrując danych w systemie.
Jak unikać:
Od 2020 r. ewidencję odpadów należy prowadzić wyłącznie w systemie BDO. Papierowa forma może być stosowana tylko w przypadku awarii systemu – a dane muszą zostać uzupełnione po przywróceniu dostępu.
Szkolenia i dokumentacja pomocnicza – sposób na ograniczenie błędów
Wiele problemów w prowadzeniu ewidencji odpadów wynika nie z braku dobrej woli, lecz z niewystarczającej wiedzy lub niejasnych procedur wewnętrznych. Właśnie dlatego tak dużą rolę odgrywają szkolenia praktyczne oraz dobrze przygotowana dokumentacja pomocnicza – wzory, instrukcje, checklisty czy procedury postępowania. Firmy, które inwestują w edukację pracowników i wdrażają jasne standardy postępowania, znacznie rzadziej popełniają błędy, nawet w przypadku rotacji kadry czy zmian przepisów.
Regularne szkolenia, najlepiej prowadzone przez praktyków, pozwalają nie tylko zapoznać się z działaniem systemu BDO, ale też zrozumieć kontekst prawny, logiczne powiązania między dokumentami i najnowsze interpretacje. Z kolei dokumentacja wzorcowa (np. instrukcja wystawiania KPO, szablon prowadzenia KEO, procedura awarii systemu) zwiększa spójność i powtarzalność działań. To szczególnie ważne w firmach, które obsługują wiele lokalizacji lub pracują z podwykonawcami.
Podsumowanie
Błędy w ewidencji odpadów to nie tylko ryzyko kar finansowych, ale też problemy w codziennym funkcjonowaniu firmy – od bałaganu organizacyjnego po negatywny wizerunek przy kontroli. Dobrą praktyką jest regularne prowadzenie ewidencji, znajomość systemu BDO i korzystanie z dostępnych narzędzi oraz szkoleń. Jeśli chcesz uniknąć błędów i prowadzić ewidencję zgodnie z przepisami dołącz do praktycznego szkolenia, podczas którego nauczysz się obsługi systemu BDO krok po kroku – z pomocą trenera i na wersji testowej.
Otrzymasz także wzory dokumentów i dostęp do materiałów po zajęciach. Sprawdź nasze szkolenie z obsługi platformy BDO poznaj najlepsze praktyki w zarządzaniu ewidencją odpadów.