Ochrona danych: dokumentowanie incydentów przez IOD

Inspektor Ochrony Danych nie tylko doradza i kontroluje przestrzeganie przepisów RODO, ale również odgrywa kluczową rolę w reagowaniu na incydenty naruszenia ochrony danych osobowych. Sytuacje takie jak zgubienie laptopa z danymi, nieautoryzowany dostęp czy wysyłka maila do niewłaściwego odbiorcy mogą skutkować poważnymi konsekwencjami. RODO wprowadza konkretne obowiązki, m.in. konieczność zgłoszenia naruszenia w ciągu 72 godzin do organu nadzorczego oraz, w określonych przypadkach, poinformowania osób, których dane dotyczą. Dokumentowanie takich zdarzeń to proces, który musi być dobrze zorganizowany i transparentny. W tym artykule przyjrzymy się, jak skutecznie prowadzić dokumentację incydentów przez IOD i jakie obowiązki wynikają z przepisów RODO.

Identyfikacja naruszeń bezpieczeństwa danych osobowych

Co to jest naruszenie ochrony danych osobowych?

Naruszenie ochrony danych osobowych to każde zdarzenie prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmodyfikowania, ujawnienia lub dostępu do danych osobowych. Może to dotyczyć zarówno danych w wersji elektronicznej, jak i papierowej. Przykłady? Wysłanie e-maila z danymi klienta do niewłaściwego odbiorcy, kradzież laptopa, awaria systemu przechowującego dane czy nawet zagubienie dokumentów przez pracownika.

Rola IOD w identyfikacji incydentu

Inspektor Ochrony Danych powinien być pierwszą osobą informowaną o każdym podejrzeniu naruszenia. Musi on ustalić, czy doszło do rzeczywistego incydentu, czy był to jedynie fałszywy alarm. W tym celu analizuje sytuację, przeprowadza rozmowy z pracownikami i korzysta z dostępnych systemów monitorujących. Ważne jest, aby wewnętrzne procedury firmy jasno określały, kto i w jaki sposób powinien zgłaszać potencjalne incydenty do IOD.

Co robić w przypadku naruszenia?

Szybka reakcja to podstawa

Czas ma kluczowe znaczenie. Po otrzymaniu informacji o naruszeniu, IOD powinien jak najszybciej ocenić sytuację. Analizie podlegają m.in. rodzaj danych, skala incydentu, potencjalne skutki dla osób, których dane dotyczą, oraz ewentualne środki zaradcze. Niezbędna może być też współpraca z działem IT, prawnym i zarządem.

Działania krok po kroku

Zgłoszenie incydentu do IOD – najlepiej w formie pisemnej (formularz zgłoszenia).
Wstępna analiza incydentu – identyfikacja rodzaju danych, ocena ryzyka.
Decyzja o zgłoszeniu do UODO – jeśli naruszenie może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób.
Dokumentowanie incydentu – niezależnie od tego, czy zgłoszenie do UODO jest konieczne, incydent musi być opisany w rejestrze.
Poinformowanie osób, których dane dotyczą – jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko.
Wdrożenie działań naprawczych – poprawa procedur, zabezpieczeń, szkolenia pracowników.

Obowiązek zgłaszania incydentów z danymi – 72 godziny

Zasada 72 godzin

Zgodnie z art. 33 RODO, administrator danych osobowych ma obowiązek zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od jego wykrycia. To bardzo krótki czas, zwłaszcza gdy incydent jest skomplikowany, a jego skutki trudne do oszacowania. Właśnie dlatego IOD musi działać szybko i metodycznie.

Co zawiera zgłoszenie?

Zgłoszenie do organu nadzorczego powinno zawierać m.in.:

charakter naruszenia,
kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą,
kategorie i przybliżoną liczbę rekordów danych,
opis możliwych konsekwencji naruszenia,
opis zastosowanych lub proponowanych środków zaradczych,
dane kontaktowe IOD.

Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia może skutkować nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej.

Obowiązek powiadamiania osób, których dane dotyczą

Kiedy należy powiadomić osobę?

Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osoby fizycznej, administrator danych musi również powiadomić osobę, której dane dotyczą. Obowiązek ten ma na celu umożliwienie tej osobie podjęcia działań chroniących przed skutkami incydentu – np. zmianą haseł, zastrzeżeniem dokumentu, kontaktu z bankiem.

Forma i treść powiadomienia

Powiadomienie powinno być jasne, zrozumiałe i napisane prostym językiem. Musi zawierać:

charakter naruszenia,
możliwe konsekwencje,
środki zaradcze, które osoba może podjąć,
dane kontaktowe IOD lub punktu kontaktowego.

W niektórych sytuacjach, jeśli powiadomienie każdej osoby indywidualnie byłoby niewspółmiernie trudne, dopuszczalne jest wydanie publicznego komunikatu.

Rejestr naruszeń ochrony danych osobowych

Co to jest rejestr naruszeń?

Rejestr naruszeń to wewnętrzny dokument prowadzony przez administratora danych lub IOD, w którym zapisuje się wszystkie incydenty – zarówno te zgłoszone do UODO, jak i te, które nie wymagały zgłoszenia. Prowadzenie tego rejestru jest obowiązkiem wynikającym z art. 33 ust. 5 RODO.

Co powinno się znaleźć w rejestrze?

Data i godzina incydentu,
Okoliczności jego wykrycia,
Opis naruszenia,
Dane osób zaangażowanych,
Podjęte działania,
Ocena ryzyka,
Decyzja o zgłoszeniu lub braku zgłoszenia do UODO,
Informacja o powiadomieniu osób, których dane dotyczą.

Rejestr naruszeń stanowi dowód rzetelności i zgodności działania z RODO. W razie kontroli UODO może być kluczowym elementem oceny przestrzegania przepisów.

Podsumowanie

Każde naruszenie ochrony danych osobowych może nieść poważne konsekwencje – zarówno dla osób, których dane dotyczą, jak i dla samej organizacji. DLatego ważne jest, aby Inspektor Ochrony Danych działał sprawnie, zgodnie z procedurami i potrafił właściwie udokumentować każdy incydent. Przemyślana analiza ryzyka, terminowe zgłoszenie do UODO i rzetelne prowadzenie rejestru naruszeń to fundamenty skutecznego systemu ochrony danych.
Dobrze przeszkolony personel i jasne procedury ułatwiają identyfikację i reakcję na incydenty. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak poprawnie dokumentować naruszenia i pełnić funkcję IOD zgodnie z RODO – zapisz się na nasze szkolenie i zdobądź praktyczną wiedzę, którą wykorzystasz od razu w swojej codziennej pracy.

Sprawdź szczegóły Kursu Inspektora Ochrony Danych, a jeśli masz pytania- skontaktuj się z nami!