Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Co to jest krajowy system e-faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjny system teleinformatyczny służący do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. KSeF zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność każdej faktury. Jest to narzędzie, które ujednolica proces fakturowania, usprawnia komunikację między przedsiębiorcami a administracją podatkową oraz zapobiega oszustwom podatkowym. Jego celem jest zwiększenie efektywności procesów fakturowania, co przekłada się na lepszą organizację pracy w firmach oraz szybsze rozliczenia z administracją skarbową.

Kto musi korzystać z KSeF? 

Od lutego 2026 r., korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla większości firm działających w Polsce. KSeF obejmie wszystkich czynnych podatników VAT z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności na terytorium Polski. To oznacza, że wszystkie krajowe i zagraniczne transakcje B2B oraz B2G muszą być fakturowane elektronicznie przez KSeF. Szczególnie istotne jest, aby przedsiębiorstwa zaczęły przygotowania do tego przejścia już teraz, aby uniknąć przyszłych problemów związanych z dostosowaniem się do nowych regulacji.

Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostało zaplanowane na 1 lutego 2026 roku. Od tego momentu wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z systemu KSeF dla celów wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w ramach transakcji krajowych. Ten znaczący krok w kierunku cyfryzacji procesów fakturowania wymaga odpowiedniego przygotowania i zrozumienia nowych regulacji, aby przedsiębiorstwa mogły skutecznie wdrożyć i wykorzystywać system KSeF.

Kogo nie obejmie KSeF?

Chociaż KSeF staje się standardem fakturowania w Polsce, niektóre grupy przedsiębiorców będą wyłączone z tego obowiązku. Nie dotyczy to podatników, którzy nie mają ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, a także niektórych podmiotów zagranicznych zarejestrowanych dla specjalnych procedur VAT. Ponadto, faktury B2C, czyli te wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, nie są objęte systemem KSeF. Jest to istotne dla firm, które muszą dostosować swoje procesy fakturowania zgodnie z tymi wyjątkami.

Kto będzie musiał wystawiać faktury w KSeF?

Od 1 lutego 2026 roku wszystkie podmioty gospodarcze zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT w Polsce będą zobowiązane do wystawiania faktur za pośrednictwem systemu KSeF. Wymóg ten dotyczy zarówno firm, jak i przedsiębiorców indywidualnych, bez względu na wielkość działalności czy branżę. Obejmuje to przedsiębiorstwa dokonujące transakcji krajowych i zagranicznych (B2B) oraz na rzecz organów publicznych (B2G). 

KSeF Szkolenie

Szkolenia z zakresu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są niezbędne dla każdego profesjonalisty w branży finansowej i rachunkowej, jak również dla osób odpowiedzialnych za procesy fakturowania i rozliczeń VAT w przedsiębiorstwach. Nasze kursy obejmują szeroki zakres tematów związanych z KSeF, od podstawowych zasad działania systemu, przez szczegółowe instrukcje wdrożenia, po praktyczne aspekty korzystania z systemu w codziennej pracy. 

Uczestnicy szkolenia otrzymają kompleksową wiedzę na temat wymogów prawnych, technicznych aspektów e-fakturowania oraz najlepszych praktyk stosowanych w branży. Celem tych szkoleń jest zapewnienie uczestnikom umiejętności i wiedzy niezbędnej do efektywnego wdrażania i korzystania z KSeF, co pozwoli na optymalizację procesów fakturowania i zwiększenie zgodności z aktualnymi przepisami prawnymi. Szkolenia te są idealne dla tych, którzy chcą być na bieżąco z najnowszymi zmianami w zakresie fakturowania i zapewnić swoim organizacjom płynne przejście do systemu e-fakturowania.

Jak zacząć korzystać z KSeF?

Aby rozpocząć korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, należy najpierw zarejestrować się w systemie, co można zrobić poprzez oficjalną stronę Ministerstwa Finansów. Po rejestracji, przedsiębiorcy otrzymują dostęp do platformy KSeF, gdzie mogą bezpośrednio zarządzać swoimi fakturami. Zalecamy również uczestnictwo w szkoleniach KSeF, aby zapewnić płynne i efektywne wdrożenie systemu w swojej działalności.