Archiwizacja dokumentacji kadrowej- akta osobowe i dokumentacja pracownicza

Celem szkolenia jest omówienie zmian przepisów prawno-pracowniczych z uwzględnieniem wszystkich aspektów prawidłowego kompletowania i archiwizowania dokumentacji kadrowo- płacowej. Analizie poddane zostaną najczęściej popełniane błędy – czyli jak uniknąć zarzutów ze strony kontrolujących. 
Zmiany w Kodeksie pracy i aktach wykonawczych, które weszły w życie w 2023 roku, przekładają się na dodatkowe obowiązki działów kadrowych- przygotowanie i przechowywanie kompletnej dokumentacji pracowniczej to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. 
Nowością jest rozszerzenie akt personalnych o część E – kiedy i dla jakiej dokumentacji należy ją prowadzić?

Korzyści z uczestnictwa w szkoleniu:

Biorąc udział w szkoleniu nauczysz się:

1. Zakładać i prowadzić akta osobowe pracowników,
2. Prawidłowo przechowywać i archiwizować dokumentację osobową pracowników i dokumentację wynikającą ze stosunku pracy,
3. Zabezpieczać dokumentację personalną zgodnie z obowiązującymi przepisami,
4. Analizować dokumentację pod kątem czasookresu przechowywania

Adresaci szkolenia z archiwizacji akt osobowych:

Szkolenie skierowane jest do:

• pracodawców,
• pracowników,
• osób zajmujących się obsługą kadrowo-płacową organów administracji publicznej, jst, służby cywilnej oraz przedsiębiorców,
• osób, które chcą poszerzyć swą wiedzę z omawianego tematu,
• pracowników działów administracyjnych, HR, sekretariatów, działów kadrowych.

Wybierając nasz kurs online, zyskujesz:

• Bezpośredni kontakt z prowadzącym;
• Możliwość dyskusji i zadawania pytań na bieżąco;
• Komplet materiałów szkoleniowych w cenie;
• Certyfikat od Instytucji Szkoleniowej po zakończeniu nauczania, będący potwierdzeniem zdobytych umiejętności i wiedzy.

Program szkolenia:

1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej- definicja ustawowa:
   • Przechowywanie dokumentacji- obowiązki aktotwórcy- pracodawcy.
2. Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą:
   • Kodeks pracy i akty wykonawcze- od kiedy obowiązują zmiany?
   • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi,mRODO
3. Dokumentacja pracownicza- jak prawidłowo przechowywać, NOWE OBOWIĄZKI, NOWY PODZIAŁ AKT OSOBOWYCH!
   • Zmiany w przepisach prawa w 2023 r., a konieczność dostosowania dokumentacji pracowniczej- co nowego w części B?
   • Zasady prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej,
   • Kiedy pracodawca ma obowiązek prowadzić część E? Jakie dokumenty należy przechowywać w części E akt osobowych.
   • Dokumentacja związana z pracą zdalną- wnioski, polecenia, zgody, oświadczenia pracownika.
   • Dokumentacja pracownicza związana z badaniem trzeźwości pracowników – zawiadomienie o wprowadzeniu monitoringu trzeźwości, informacja o odsunięciu od pracy, protokół po wykonaniu testu.
   • Wdrożenie dyrektywy work-life-balance- wnioski o urlop opiekuńczy i dni wolne w związku z siłą wyższą
   • Dokumenty sklasyfikowane i dokumenty niesklasyfikowane – gdzie i jak je przechowywać? (np. polecenie wykonania pracy zdalnej, zaświadczenie ze stacji krwiodastwa, dokumentacja PPK, odpisy dokumentów urzędowych, dokumentacja obcokrajowców)
   • Dokumenty, które nie powinny być archiwizowane w dokumentacji pracowniczej (PIT2, zwolnienia chorobowe, potrącenia komornicze)
   • Zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie),
   • Czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe? Różne postacie dokumentacji pracowniczej – czy jest to dopuszczalne?
   • Jakie obowiązki informacyjne ma pracodawca?, na co zwrócić uwagę w roku 2023 r.
   • Zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym.
   • Kopiowanie i przechowywanie dokumentów w dokumentacji pracowniczej – jakie dokumenty mamy prawo kopiować a jakie dokumenty przyjmujemy od pracownika tylko do
     wglądu (Stanowiska UODO, PIP, Ministerstwa Pracy)
4. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej – okresy przechowywania dokumentacji, ochrona danych osobowych
   • Warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej – archiwum kadrowe?
   • Archiwizacja dokumentacji pracowniczej i okresy jej przechowywania
   • Skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – kiedy wydłużamy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej i od czego to zależy? – przykłady
   • Zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej: sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne, sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach.
   • Zabezpieczanie i ochrona dokumentacji pracowniczej – RODO (legalność, przetwarzania danych i zgoda)

Inne formy finansowania tego szkolenia:

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS):

O dofinansowanie może wnioskować każdy pracodawca, zatrudniający co najmniej jednego pracownika. Jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie zatrudniają żadnego pracownika, nie mogą ubiegać się o wsparcie.

• Sprawdź szczegóły dofinansowania

Baza Usług Rozwojowych (BUR):

Baza Usług Rozwojowych to ogólnodostępna, darmowa baza oferująca usługi szkoleniowe i doradcze z europejskim dofinansowaniem. Dzięki Bazie możesz kontynuować edukację, zdobywać wiedzę, poszerzać kompetencje i kwalifikacje. 

• Sprawdź szczegóły dofinansowania 

Trener

Justyna Sosnowska

Prawniczka, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego z 15-letnim doświadczeniem zawodowym w strukturach organów administracj publicznej. Obecnie kieruje zespołem ds. obsługi prawnej w JST. 
Certyfikowany trener na poziomie 5. EQF (Europejskich Ram Kwalifikacji). Absolwentka Integratywnej Akademii TRENERÓW. Specjalistka w zakresie procedury administracyjnej, prawa pracy, zamówień publicznych, egzekucji administracyjnej. Pasjonatka cyfrowej administracji, wdrożeniowiec procedur elektronicznych, elektronicznego obiegu dokumentów, e-doręczeń, regulaminów i procedur prawno-pracowniczych. 
Od 2014 r. związana z branżą szkoleniową. Prowadzi szkolenia, kursy, warsztaty, projekty e-lerningowe dla administracji publicznej. W projektowanych szkoleniach wykorzystuje inkluzywne techniki i metody prowadzenia zajęć. Przeszkoliła ponad 2000 pracowników administracji publicznej. Autorka kursu administracyjnego dla urzędników. Realizuje szkolenia autorskie w zakresie: instrukcji kancelaryjnej i obiegu dokumentów w jednostce, procedury administracyjnej, elektronizacji postępowań administracyjnych, prawa pracy, mobbingu, zamówień publicznych, archiwizacji dokumentacji, dostępu do informacji publicznej i obsługi BIP-ów. 
Z wykształcenia prawnik, z wyboru urzędniczka, z zamiłowania szkoleniowiec-trener. Wyznaje zasadę wiedza jest wartością, gdy umiesz ją przekazać drugiemu człowiekowi.