Elektroniczna Instrukcja Kancelaryjna i Archiwizacja Dokumentacji w Administracji i Placówkach Oświatowych

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją staje się obowiązkowym elementem pracy administracji i placówek oświatowych. W związku z planowanym wdrożeniem EZD od 1 stycznia 2028 roku jednostki powinny odpowiednio przygotować instrukcję kancelaryjną, zasady obiegu dokumentów, JRWA oraz proces archiwizacji dokumentacji papierowej i elektronicznej.

Szkolenie omawia najważniejsze obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji w systemie EZD i systemie tradycyjnym. Uczestnicy poznają zadania punktów kancelaryjnych, kierowników komórek organizacyjnych i osób prowadzących sprawy, a także zasady prowadzenia składu chronologicznego, składów informatycznych nośników danych oraz archiwizacji dokumentacji.

Korzyści z uczestnictwa w szkoleniu

1. Poznasz podstawowe przepisy dotyczące zarządzania dokumentacją.
2. Dowiesz się, jak przygotować jednostkę do obowiązkowego EZD od 2028 roku.
3. Zrozumiesz zasady obiegu dokumentacji w systemie EZD i systemie tradycyjnym.
4. Nauczysz się prawidłowo stosować JRWA w codziennej pracy.
5. Poznasz zasady archiwizacji dokumentacji papierowej, elektronicznej i z nośników danych.

Adresaci szkolenia

Szkolenie skierowane jest do pracowników administracji publicznej, placówek oświatowych, sekretariatów, punktów kancelaryjnych, archiwów zakładowych, kierowników komórek organizacyjnych oraz osób odpowiedzialnych za prowadzenie spraw, obieg dokumentów i przygotowanie jednostki do wdrożenia EZD.

Program szkolenia

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją.
2. Rodzaje współczesnej dokumentacji.
3. Obieg dokumentacji w systemie EZD i systemie tradycyjnym:
   • zadania punktów kancelaryjnych,
   • zadania kierowników komórek organizacyjnych,
   • zadania prowadzących sprawy.
4. Skład chronologiczny i składy informatycznych nośników danych.
5. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.
6. Archiwizacja dokumentacji papierowej i elektronicznej.
7. Korespondencja wewnętrzna w EZD i współdziałanie między komórkami.
8. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych.
9. Warsztaty z instrukcji kancelaryjnej, archiwizacji dokumentacji i JRWA – około 100 zadań.

Trener

Małgorzata Tąta

Prawnik, praktyk archiwista z wieloletnim stażem, Urzędnik Służby Cywilnej, Kierownik oddziału ds. Archiwum Zakładowego, Koordynator Czynności Kancelaryjnych, w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim w Lublinie. Vice Prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Oddziału w Lublinie. Trener prowadzący szkolenia w dziedzinie Archiwum, Instrukcji Kancelaryjnej, Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, Profesjonalnego Sekretariatu Urzędu. Autorka Książki „Zasady zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Kwalifikowanie, obieg, archiwizowanie”