Kurs kancelaryjno archiwalny I stopnia. 3-dniowe szkolenie z egzaminem

Kurs kancelaryjno- archiwalny I stopnia trwa 24 godziny dydaktyczne

Nasz kurs przygotuje Cię do profesjonalnego prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt. W ciągu trzech dni zdobędziesz praktyczne umiejętności, takie jak zarządzanie dokumentacją zgodnie z przepisami, prawidłowe prowadzenie ewidencji oraz przygotowywanie dokumentów do przekazania do archiwum państwowego, zasady ochrony danych osobowych w archiwum zakładowym oraz procedury brakowania dokumentacji. 
Kurs umożliwia zdobycie kompetencji niezbędnych do pełnienia funkcji archiwisty zakładowego, referenta kancelaryjnego, koordynatora czynności kancelaryjnych czy infobrokera.

Korzyści z udziału w naszym kursie archiwisty:

Uczestnicząc w kursie kancelaryjno-archiwalnym I stopnia nauczysz się:

• zarządzać dokumentacją zgodne z przepisami;
• poprawnie prowadzić ewidencję archiwum zakładowego;
• znaczenia i zasad właściwego dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
• zakładać, rejestrować, znakować sprawy i je dokumentować, a także, opisywać teczki i przekazywać dokumentację do archiwum zakładowego/składnicy akt.
• samodzielnie opracowywać zasoby archiwalne;
• przekazywać materiały archiwalne do archiwum państwowego;
• brakować dokumentację zgodnie z przepisami ;
• zasad przeprowadzania kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i pozostałą dokumentacją;
• obowiązków twórców materiałów archiwalnych i podmiotów, które wytwarzają jedynie dokumentację o czasowej wartości;
• tworzyć jednolity rzeczowy wykaz akt, odpowiadający potrzebom podmiotu;

Dodatkową wartością jest wymiana doświadczeń z przedstawicielami innych jednostek.

Adresaci kursu kancelaryjnego:

• przedstawiciele podmiotów publicznych i prywatnych;
• obecni i przyszli archiwiści zakładowi;
• referenci spraw;
• osoby oddelegowane do uporządkowania zasobu archiwum zakładowego/składnicy akt;
• osoby, które przejęły prowadzenie archiwum/składnicy po innym pracowniku;
• kierownicy podmiotów chcący uporządkować zgromadzoną i narastającą dokumentację;
• pracownicy firm prywatnych, zajmujących się archiwizacją dokumentów;
• wszystkie osoby zainteresowane tematyką szkolenia, chcące podnieść kwalifikacje lub planujące przebranżowienie się.

Wybierając nasz kurs online, zyskujesz:

• Bezpośredni kontakt z prowadzącym
• Możliwość dyskusji i zadawania pytań na bieżąco
• Komplet materiałów szkoleniowych w cenie
• Certyfikat od Instytucji Szkoleniowej po zakończeniu nauczania, będący potwierdzeniem zdobytych umiejętności i wiedzy.

Program szkolenia:

Dzień 1:

1. Wprowadzenie do problematyki.
   • Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej
   • Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
   • Różnice pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
   • Współpraca z nadzorem archiwalnym
   • Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy.
2. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. 
   • Podstawowe systemy kancelaryjne
   • Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy
   • Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych
   • Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych
   • Podział kompetencji pracowników
   • System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic
   • Teczki spraw i teczki akt niestanowiących akt spraw
   • Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego.
3. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacji.
4. RODO- Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym.
   • Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych – wprowadzenie do problematyki
   • Postawa prawna przetwarzania danych osobowych w archiwum zakładowym
   • Najważniejsze akty prawne dotyczące ochrony danych osobowych obowiązujące archiwistę
   • Wprowadzenie teoretyczne do problematyki
   • Zasady przetwarzania danych osobowych przez osoby zatrudnione w zakładzie pracy
   • Współpraca archiwisty z podmiotami zewnętrznymi
   • Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji a ochrona danych osobowych
   • Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie danych osobowych przechowywanych w archiwum zakładowym

Dzień 2:

1. Profesjonalne archiwum zakładowe.
   • Zasób archiwum zakładowego
   • Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty
   • Wyposażenie archiwum zakładowego
   • Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
   • Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym
   • Bezpieczny archiwista.
2. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.
   • Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych
   • Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
   • Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego
   • Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt
   • Procedura skontrum
   • Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum
   • Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
   • Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego
   • Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.
3. Praktyczna analiza wszystkich etapów porządkowania dokumentacji.
   • Studia wstępne
   • Rozpoznanie przynależności zespołowej
   • Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu
   • Klasyfikacja i kwalifikacja akt
   • Archiwizowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
   • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
   • Opisywanie teczek
   • Przygotowywania ewidencji archiwum zakładowego i nadawanie sygnatury archiwalnej
   • Opracowanie rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego.

Dzień 3:

1. Praktyczna analiza najważniejszych procedur postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym.
   • Typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania. Przygotowanie spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania i wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie
   • Typowanie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego, przygotowywanie stosownej dokumentacji
   • Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji znajdującej się w zasobie archiwum zakładowego
   • Przygotowywanie protokołu zaginięcia, uszkodzenia lub sporządzenia braków wypożyczonej dokumentacji
   • Przygotowywanie protokołu wycofania jednostki aktowej z ewidencji archiwum zakładowego
   • Przeprowadzenie skontrum dokumentacji zgromadzonej w zasobie archiwum
   • Przygotowanie sprawozdania z działalności archiwum zakładowego.
2. Egzamin

Inne formy finansowania tego szkolenia:

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS):

O dofinansowanie może wnioskować każdy pracodawca, zatrudniający co najmniej jednego pracownika. Jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie zatrudniają żadnego pracownika, nie mogą ubiegać się o wsparcie.

• Sprawdź szczegóły dofinansowania

Baza Usług Rozwojowych (BUR):

Baza Usług Rozwojowych to ogólnodostępna, darmowa baza oferująca usługi szkoleniowe i doradcze z europejskim dofinansowaniem. Dzięki Bazie możesz kontynuować edukację, zdobywać wiedzę, poszerzać kompetencje i kwalifikacje. 

• Sprawdź szczegóły dofinansowania 
• Wyświetl szkolenie w Bazie Usług Rozwojowych

Trener

Roman Stempel

Dyplomowany archiwista z ponad 19-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych. 
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz z organizacją obiegu dokumentów papierowych i elektronicznych w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. 
Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno- archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej. Posiada ponad 12-letni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził kilka tysięcy godzin kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.