Prowadzenie Archiwum Zakładowego i Składnicy Akt w systemie EZD i tradycyjnym

Prawidłowe prowadzenie archiwum zakładowego lub składnicy akt wymaga znajomości zasad postępowania z dokumentacją, zarówno w systemie tradycyjnym, jak i w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Współczesne archiwum to nie tylko miejsce przechowywania akt, ale również ważny element organizacji pracy jednostki, odpowiedzialny za bezpieczeństwo, dostępność i właściwe zarządzanie dokumentacją.

Szkolenie ma na celu praktyczne przygotowanie uczestników do wykonywania zadań związanych z prowadzeniem archiwum zakładowego lub składnicy akt. Podczas zajęć omówione zostaną najważniejsze obowiązki archiwisty, zasady przejmowania i ewidencjonowania dokumentacji, jej udostępniania, brakowania, przekazywania materiałów archiwalnych oraz przygotowania archiwum do kontroli.

Program obejmuje również zagadnienia dotyczące pracy z dokumentacją w podmiotach stosujących EZD oraz w jednostkach prowadzących dokumentację w sposób tradycyjny. Istotnym elementem szkolenia są warsztaty praktyczne obejmujące około 100 zadań.

Korzyści z uczestnictwa

Uczestnik szkolenia:

• poznasz zasady prawidłowego prowadzenia archiwum zakładowego i składnicy akt, ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania dokumentacji,
• dowiesz się, jak postępować z dokumentacją w podmiocie stosującym EZD oraz w podmiocie pracującym w systemie tradycyjnym, jak udostępniać dokumentację oraz prowadzić kwerendy archiwalne, 
• nauczysz się prawidłowo przejmować dokumentację z komórek organizacyjnych, sporządzać roczne sprawozdania z działalności archiwum zakładowego,
• poznasz procedury wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum w przypadku wznowienia sprawy,
• nauczysz się, jak przeprowadzać skontrum oraz porządkować dokumentację przejętą w stanie nieuporządkowanym,
• dowiesz się, jak inicjować brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i uczestniczyć w jej komisyjnym brakowaniu oraz  jak przygotować archiwum do kontroli,
• poznasz zasady przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania do właściwego archiwum państwowego oraz wymagania dotyczące lokalu archiwum zakładowego,
• przećwiczysz najważniejsze czynności archiwalne podczas warsztatów obejmujących około 100 zadań.

Adresaci szkolenia

Szkolenie skierowane jest do:

• pracowników archiwów zakładowych,
• pracowników składnic akt,
• osób odpowiedzialnych za prowadzenie i porządkowanie dokumentacji w jednostce,
• pracowników administracji publicznej i samorządowej,
• pracowników komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację do archiwum,
• koordynatorów czynności kancelaryjnych,
• osób pracujących w podmiotach stosujących system EZD,
• osób pracujących w podmiotach prowadzących dokumentację w systemie tradycyjnym,
• osób przygotowujących się do objęcia obowiązków archiwisty zakładowego,
• wszystkich osób, które chcą uporządkować i uzupełnić wiedzę z zakresu prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Program szkolenia

1. Rodzaje współczesnej dokumentacji w archiwum zakładowym i składnicy akt

• dokumentacja papierowa, elektroniczna i mieszana,
• dokumentacja powstająca w systemie EZD,
• dokumentacja prowadzona w systemie tradycyjnym,
• materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna,
• zasady postępowania z różnymi rodzajami dokumentacji.

2. Zadania archiwum zakładowego i składnicy akt

• przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych,
• przechowywanie dokumentacji,
• zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji,
• prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego i składnicy akt,
• przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
• porządkowanie dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
• wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy,
• przeprowadzanie kwerend archiwalnych,
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
• udział w komisyjnym brakowaniu dokumentacji,
• przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do właściwego archiwum państwowego,
• udział w przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
• sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego,
• doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją,
• współpraca z koordynatorem czynności kancelaryjnych,
• postępowanie z dokumentacją w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.

3. Lokal archiwum zakładowego

• wymagania dotyczące pomieszczeń archiwum,
• warunki przechowywania dokumentacji,
• wyposażenie lokalu archiwum,
• zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieuprawnionych,
• organizacja przestrzeni archiwalnej,
• najczęstsze błędy dotyczące lokalu archiwum.

4. Kontrola archiwum zakładowego

• przygotowanie archiwum do kontroli,
• zakres kontroli archiwum zakładowego,
• dokumentacja sprawdzana podczas kontroli,
• najczęstsze nieprawidłowości wykazywane podczas kontroli,
• działania naprawcze po kontroli.

5. Warsztaty praktyczne — około 100 zadań

• przejmowanie dokumentacji,
• sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych,
• kwalifikowanie akt,
• prowadzenie ewidencji archiwalnej,
• przygotowanie dokumentacji do brakowania,
• wykonywanie kwerend archiwalnych,
• analiza najczęstszych błędów,
• rozwiązywanie problemów związanych z EZD,
• rozwiązywanie problemów związanych z dokumentacją tradycyjną.

Trener

Małgorzata Tąta

Prawnik, praktyk archiwista z wieloletnim stażem, Urzędnik Służby Cywilnej, Kierownik oddziału ds. Archiwum Zakładowego, Koordynator Czynności Kancelaryjnych, w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim w Lublinie. Vice Prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Oddziału w Lublinie. Trener prowadzący szkolenia w dziedzinie Archiwum, Instrukcji Kancelaryjnej, Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, Profesjonalnego Sekretariatu Urzędu. Autorka Książki „Zasady zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Kwalifikowanie, obieg, archiwizowanie”