Sekretariat i Kancelaria w podmiocie funkcjonującym w EZD-Praktyczne Zasady Pracy

Sprawnie działający sekretariat, kancelaria lub punkt obsługi klienta odgrywa kluczową rolę w codziennej pracy urzędu i innych podmiotów publicznych. To właśnie te komórki bardzo często odpowiadają za pierwszy kontakt z klientem, prawidłową rejestrację korespondencji, obieg dokumentów, obsługę spraw wewnętrznych oraz przygotowanie przesyłek do dekretacji i wysyłki.

W podmiotach funkcjonujących w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją szczególnego znaczenia nabiera znajomość zasad pracy z dokumentem elektronicznym, metadanymi, odwzorowaniami cyfrowymi, składem chronologicznym oraz składem informatycznych nośników danych. Pracownicy sekretariatów i kancelarii muszą umieć prawidłowo obsługiwać przesyłki wpływające różnymi kanałami, w tym tradycyjnie, przez ePUAP, e-Doręczenia, pocztę elektroniczną oraz na nośnikach danych.

Szkolenie ma charakter praktyczny i porządkuje najważniejsze obowiązki pracowników sekretariatu, kancelarii i biura podawczego w jednostkach pracujących w EZD. Uczestnicy poznają zasady prawidłowego obiegu korespondencji, obsługi klienta, przygotowania dokumentów, archiwizacji oraz współpracy między komórkami organizacyjnymi.

Korzyści z uczestnictwa w szkoleniu

Uczestnik szkolenia:

• pozna rolę i zadania sekretariatu, kancelarii oraz punktu obsługi klienta w urzędzie,
• uporządkuje wiedzę dotyczącą pracy w podmiocie funkcjonującym w systemie EZD,
• dowie się, jak prawidłowo rejestrować przesyłki wpływające różnymi kanałami,
• nauczy się uzupełniać metadane pism wpływających,
• zrozumie, kiedy wykonuje się odwzorowania cyfrowe dokumentów i dlaczego nie wszystkie pisma podlegają skanowaniu,
• pozna zasady rozdzielania przesyłek do komórek organizacyjnych,
• dowie się, jak przygotowywać korespondencję do dekretacji oraz kiedy możliwe są wyjątki od dekretacji,
• uporządkuje wiedzę dotyczącą wysyłki pism tradycyjnie i elektronicznie,
• pozna zasady prowadzenia składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych,
• przećwiczy praktyczne zadania związane z codzienną pracą sekretariatu i kancelarii,
• zwiększy pewność w obsłudze klienta oraz stosowaniu zasad savoir-vivre w pracy biurowej.

Adresaci szkolenia

Szkolenie skierowane jest do:

• pracowników sekretariatów,
• pracowników kancelarii,
• pracowników biur podawczych,
• pracowników punktów obsługi klienta,
• osób odpowiedzialnych za przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie korespondencji,
• pracowników urzędów i jednostek sektora publicznego funkcjonujących w systemie EZD,
• osób zajmujących się obiegiem dokumentów, dekretacją, wysyłką korespondencji i archiwizacją,
• nowych pracowników administracyjno-biurowych, którzy chcą zdobyć praktyczną wiedzę dotyczącą pracy kancelaryjnej,
• osób chcących uporządkować wiedzę z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Program szkolenia

I. Rola, miejsce i zadania sekretariatu oraz kancelarii w urzędzie

1. Sekretariat w strukturze organizacyjnej podmiotu.
2. Kancelaria jako centrum obsługi korespondencji.
3. Punkt Obsługi Klienta i Biuro Podawcze – zadania, odpowiedzialność i standardy pracy.
4. Współpraca sekretariatu, kancelarii i komórek organizacyjnych.

II. Savoir-vivre pracownika biurowego

1. Zasady profesjonalnego zachowania w pracy biurowej.
2. Ustalanie hierarchii osób.
3. Punktualność i kultura osobista.
4. Powitanie, przedstawianie się i tytułowanie.
5. Procedencja w kontaktach służbowych.
6. Zajmowanie miejsc w pomieszczeniach i w samochodzie.
7. Netiquette, czyli zasady komunikacji elektronicznej.

III. Obsługa klienta w urzędzie

1. Standardy obsługi klienta.
2. Komunikacja bezpośrednia, telefoniczna i elektroniczna.
3. Reagowanie na trudne sytuacje.
4. Rola sekretariatu, kancelarii i biura podawczego w budowaniu wizerunku urzędu.

IV. Prowadzenie spraw organizacyjnych i kadrowo-administracyjnych

1. Listy obecności.
2. Ewidencja czasu pracy.
3. Ewidencja wyjść prywatnych.
4. Delegacje służbowe.
5. Ryczałty za samochód prywatny wykorzystywany do celów służbowych.
6. Zasady przechowywania i archiwizacji dokumentacji.

V. Sporządzanie projektów pism

1. Przygotowywanie projektów pism urzędowych.
2. Nadawanie znaków spraw i pism.
3. Podstawowe zasady poprawnej redakcji korespondencji.
4. Obieg projektu pisma w systemie EZD.

VI. Rejestracja przesyłek wpływających

1. Przesyłki wpływające w formie tradycyjnej.
2. Korespondencja wpływająca przez ePUAP.
3. Korespondencja wpływająca przez e-Doręczenia.
4. Korespondencja wpływająca pocztą elektroniczną.
5. Przesyłki na nośnikach danych: płyta CD, pendrive i inne nośniki.
6. Najczęstsze błędy przy rejestracji korespondencji.

VII. Metadane pisma wpływającego

1. Znaczenie metadanych w systemie EZD.
2. Zakres danych uzupełnianych przy rejestracji pisma.
3. Prawidłowe opisywanie dokumentów.
4. Konsekwencje błędnego lub niepełnego uzupełnienia metadanych.

VIII. Odwzorowania cyfrowe pism

1. Czym jest odwzorowanie cyfrowe dokumentu?
2. Kiedy należy wykonać skan dokumentu?
3. Dlaczego nie wszystkie dokumenty są skanowane?
4. Skutki braku odwzorowania cyfrowego.
5. Praktyczne problemy związane ze skanowaniem korespondencji.

IX. Rozdzielanie przesyłek do komórek organizacyjnych

1. Zasady przekazywania przesyłek do właściwych komórek.
2. Odpowiedzialność za prawidłowe skierowanie korespondencji.
3. Współpraca między sekretariatem, kancelarią i komórkami merytorycznymi.
4. Postępowanie w przypadku błędnie skierowanych dokumentów.

X. Przygotowanie przesyłek do dekretacji

1. Przygotowanie korespondencji przez sekretariat lub kancelarię.
2. Przekazywanie przesyłek do dekretacji dla dyrektora lub osoby upoważnionej.
3. Wyjątki od dekretacji.
4. Praktyczne zasady organizacji procesu dekretowania.

XI. Wysyłka pism z systemu EZD

1. Wysyłka korespondencji w sposób tradycyjny.
2. Wysyłka przez ePUAP.
3. Wysyłka przez e-Doręczenia.
4. Wysyłka pocztą elektroniczną.
5. Kontrola poprawności wysyłki.
6. Dokumentowanie czynności związanych z wysyłką.

XII. Rozpowszechnianie pism w podmiocie

1. Przekazywanie pism do wiadomości.
2. Przekazywanie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej.
3. Współdziałanie między komórkami organizacyjnymi.
4. Dobra komunikacja wewnętrzna w systemie EZD.

XIII. Skład chronologiczny

1. Prowadzenie składu chronologicznego.
2. Podział dokumentacji w składzie chronologicznym.
3. Udostępnianie dokumentów ze składu.
4. Wyrejestrowywanie dokumentów.
5. Archiwizacja dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym.

XIV. Skład informatycznych nośników danych

1. Prowadzenie składu informatycznych nośników danych.
2. Podział nośników danych.
3. Udostępnianie nośników.
4. Wyrejestrowywanie nośników.
5. Archiwizacja nośników danych.

XV. Część praktyczna – zadania

1. Około 30 praktycznych zadań związanych z codzienną pracą sekretariatu i kancelarii.
2. Ćwiczenia dotyczące rejestracji korespondencji.
3. Ćwiczenia z uzupełniania metadanych.
4. Przykłady przygotowania pism do dekretacji.
5. Praktyczne przypadki dotyczące składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.

Trener

Małgorzata Tąta

Prawnik, praktyk archiwista z wieloletnim stażem, Urzędnik Służby Cywilnej, Kierownik oddziału ds. Archiwum Zakładowego, Koordynator Czynności Kancelaryjnych, w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim w Lublinie. Vice Prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Oddziału w Lublinie. Trener prowadzący szkolenia w dziedzinie Archiwum, Instrukcji Kancelaryjnej, Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, Profesjonalnego Sekretariatu Urzędu. Autorka Książki „Zasady zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Kwalifikowanie, obieg, archiwizowanie”