Stosowanie przepisów RODO w archiwach zakładowych i składnicach akt

Stosowanie RODO w archiwum

Szkolenie ma na celu wyposażenie uczestników w wiedzę i narzędzia niezbędne do zgodnego z prawem zarządzania i ochrony danych osobowych przechowywanych w archiwach. Przedmiotem szkolenia jest przede wszystkim omówienie regulacji prawnych dotyczących ochrony danych osobowych, z naciskiem na RODO, oraz ich praktyczne zastosowanie w kontekście archiwizacji dokumentów. 
Uczestnicy nauczą się, jak prawidłowo postępować z dokumentacją zawierającą dane osobowe, od jej przyjmowania, przez przechowywanie, aż po udostępnianie lub brakowanie, zawsze z zachowaniem wymogów prawnych.
Podczas szkolenia omówione zostaną także obowiązki archiwów zakładowych i składnic akt wynikające z RODO, w tym sposoby zabezpieczania danych osobowych, ograniczenia praw osób, których dane dotyczą, oraz metody anonimizacji i pseudonimizacji danych przy ich udostępnianiu. 

Jaki jest cel szkolenia z RODO w archiwach zakładowych i składnicach akt?

Szkolenie ma na celu naświetlić zagadnienia związane z ochroną danych osobowych w procesie archiwizacji dokumentów i ich przechowywania w archiwum zakładowym/składnicy akt.

Korzyści z uczestnictwa w szkoleniu z RODO w archiwum:

Podczas szkolenia uczestnicy:

1. Zdobędą kompleksową wiedzę na temat obowiązujących przepisów archiwalnych oraz przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO i krajowych regulacji UODO
2. Nauczą się prawidłowych metod zarządzania i przechowywania dokumentacji zawierającej dane osobowe w archiwum zakładowym/składnicy akt.
3. Zdobędą umiejętności z zakresu ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji archiwalnej, w tym stosowania ograniczeń wynikających z RODO.
4. Poznają praktyczne aspekty funkcjonowania archiwum zakładowego w kontekście ochrony danych osobowych, w tym pseudonimizacji, anonimizacji, udostępniania i brakowania dokumentacji.
5. Nauczą się, jak realizować obowiązki wynikające z RODO, w tym przyjmowanie, rejestrowanie sprostowań, uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób, których dane dotyczą.
6. Zdobędą wiedzę, jak prawidłowo stosować przepisy RODO w kontekście archiwizacji dokumentów, w tym w kwestiach udostępniania dokumentów, przekazywania materiałów archiwalnych i zarządzania ewidencją.

Adresaci szkolenia RODO:

Szkolenie skierowane jest głównie do: 

• pracowników archiwów zakładowych,
• pracowników składnic akt,
• wszystkich osób odpowiedzialnych za ochronę danych osobowych w dokumentacji przechowywanej w archiwach.

Wybierając nasz kurs online, zyskujesz:

• Bezpośredni kontakt z prowadzącym;
• Możliwość dyskusji i zadawania pytań na bieżąco;
• Komplet materiałów szkoleniowych w cenie;
• Certyfikat od Instytucji Szkoleniowej po zakończeniu nauczania, będący potwierdzeniem zdobytych umiejętności i wiedzy.

Program szkolenia:

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
   • Przepisy archiwalne
     • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
     • Rozporządzenia wykonawcze do ustawy
   • Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych
     • krajowe (UODO)
     • unijne (RODO)
2. Ochrona danych osobowych zawartych w dokumentacji
   • Dokumentacja dot. przetwarzania danych osobowych
   • Zbiory danych osobowych i upoważnienia do ich przetwarzania
   • Ograniczenia praw osób których dane dotyczą w związku z gromadzeniem akt w archiwach zakładowych/ składnicach akt
3. Nowe obowiązki archiwów zakładowych i składnic akt w zakresie ochrony danych osobowych
   • Obowiązek przyjmowania, rejestrowania i przechowywania sprostowań i uzupełnień
   • Prawa osób wynikające z RODO, a ograniczenia ich stosowania w archiwum zakładowym/ składnicy akt:
   • Ograniczenie prawa do bycia zapomnianym
   • Ograniczenie prawa do sprostowania
   • Ograniczenie prawa dostępu do danych
   • Obowiązek nie ingerowania w materiały archiwalne
   • Zapewnienie dostępu do danych w celach naukowych i archiwalnych
4. Funkcjonowanie archiwum zakładowego a ochrona danych osobowych
   • Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
   • Uprawnienia archiwisty w zakresie dostępu do danych osobowych
   • Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
   • Bezpieczeństwo danych osobowych w archiwum
   • Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji:
     •  w sytuacji udostępniania akt
     • w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję
   • Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów
   • Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób, których dane dotyczą
   • Prowadzenie rejestru zawartych umów
   • Obowiązek usunięcia danych osobowych po ustaniu celu przetwarzania a archiwizacja
   • Prawo do „bycia zapomnianym” a przetwarzanie danych dla celów archiwalnych
   • Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
   • Kwalifikacja archiwalna dokumentacji a obowiązek usuwania danych osobowych
   • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania w kontekście przepisów RODO
   • Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
5. Dyskusja

Inne formy finansowania tego szkolenia:

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS):

O dofinansowanie może wnioskować każdy pracodawca, zatrudniający co najmniej jednego pracownika. Jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie zatrudniają żadnego pracownika, nie mogą ubiegać się o wsparcie.

• Sprawdź szczegóły dofinansowania

Baza Usług Rozwojowych (BUR):

Baza Usług Rozwojowych to ogólnodostępna, darmowa baza oferująca usługi szkoleniowe i doradcze z europejskim dofinansowaniem. Dzięki Bazie możesz kontynuować edukację, zdobywać wiedzę, poszerzać kompetencje i kwalifikacje. 

• Sprawdź szczegóły dofinansowania 

Trener

Roman Stempel

Roman Stempel

Dyplomowany archiwista z ponad 19-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych. 
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz z organizacją obiegu dokumentów papierowych i elektronicznych w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. 
Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno- archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej. Posiada ponad 12-letni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził kilka tysięcy godzin kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.