System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD- wdrażanie, obieg i archiwizacja dokumentów

Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom wiedzy na temat funkcjonowania, obiegu i archiwizacji dokumentacji w systemie EZD. 
Uczestnicząc w szkoleniu, zdobędziesz wiedzę z zakresu przepisów prawnych dotyczących zarządzania dokumentacją, procesów kancelaryjnych oraz archiwizacji w ramach systemu EZD, z uwzględnieniem zarówno dokumentacji elektronicznej, jak i papierowej. 
Głównym elementem szkolenia jest praktyczna część warsztatowa. W trakcie prezentacji szczegółowo zapoznasz się z Menu platformy EZD, mechaniką i wszystkimi ważnymi funkcjami zapewniającymi efektywny obieg dokumentacji elektronicznej w organizacji.

Jakie korzyści gwarantuje uczestnictwo w szkoleniu z EZD?

1. Zdobycie gruntownej wiedzy z zakresu podstaw prawnych, przepisów obowiązujących w Polsce i UE w zakresie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
2. Praktyczne porównanie zasad pracy kancelaryjnej z wykorzystaniem EZD.
3. Pełne zrozumienie zadań i funkcjonalności EZD.
4. Nauka systemu EZD w praktyce: wymogi techniczne, moduły systemu, integracja z platformą E-Doręczenia.
5. Nabycie umiejętności w obszarze funkcjonowania programu EZD, eliminacji problemów technicznych i merytorycznych.
6. Ugruntowanie wiedzy w zakresie integracji funkcji archiwizacji dokumentacji w modelu tradycyjnym vs. elektronicznym.
7. Zdobycie gruntownej wiedzy w zakresie wykorzystania poszczególnych modułów EZD.

Program szkolenia:

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją
   1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
   2. Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej
   3. Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
   4. Własne normatywy kancelaryjno-archiwalne
2. Obieg dokumentacji w systemie EZD
   1. Dokumentacja elektroniczna i papierowa w systemie EZD
   2. System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych
   3. Czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania
   4. EZD jako podstawowy lub wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw
   5. Rodzaje przesyłek wpływających w systemie EZD i sposoby ich procedowania
   6. Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje
3. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
   1. Zadania punktów kancelaryjnych.
      • rejestracja wpływów
      • odwzorowanie cyfrowe (skanowanie)
      • wprowadzanie metadanych
      • realizacja dekretacji
      • tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych
      • obsługa korespondencji wychodzącej
   2. Zadania komórek merytorycznych
      • pojęcie teczki rzeczowej w systemie EZD i stosowanie JRWA
      • zakładanie spraw
      • prowadzenie akt spraw i zbiorów dokumentacji aktowej
   3. Tworzenie dokumentacji wewnętrznej i korespondencji wychodzącej
   4. Akceptacja wielostopniowa i podpisywanie dokumentów w systemie EZD
4. Archiwum Zakładowe w systemie EZD
   1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD
   2. Przejmowanie zawartości składów
   3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
   4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
   5. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. 

Trener

Roman Stempel

Dyplomowany archiwista z ponad 19-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych. 
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz z organizacją obiegu dokumentów papierowych i elektronicznych w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. 
Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno- archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej. Posiada ponad 12-letni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził kilka tysięcy godzin kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.