Czym jest Centralny Rejestr Umów i kogo dotyczy?

Już wkrótce całą administrację publiczną czekają istotne zmiany. Od 2026 roku wchodzi w życie nowy obowiązek, który wpłynie na codzienną pracę tysięcy jednostek sektora finansów publicznych – prowadzenie Centralnego Rejestru Umów. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie przejrzystości i jawności w gospodarowaniu środkami publicznymi. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest Centralny Rejestr Umów, na jakiej podstawie został wprowadzony oraz kogo dokładnie obejmą nowe obowiązki.

Czym jest Centralny Rejestr Umów?

Centralny Rejestr Umów (CRU) to publiczny system teleinformatyczny, którego celem jest gromadzenie i udostępnianie informacji o umowach zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych (JSFP). CRU ma służyć realizacji zasady jawności finansów publicznych. Dzięki niemu obywatele, dziennikarze czy organizacje społeczne zyskają łatwy dostęp do informacji o tym, jakie umowy zawierają instytucje publiczne, z kim i na jaką kwotę. Tym samym system ma przyczynić się do większej przejrzystości, efektywności wydatkowania pieniędzy oraz zapobiegania nieprawidłowościom.

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia Centralnego Rejestru Umów?

Jednostki sektora finansów publicznych

Obowiązek prowadzenia CRU spoczywa na jednostkach sektora finansów publicznych, czyli m.in.:

• jednostkach administracji rządowej (ministerstwach, urzędach centralnych),
• jednostkach samorządu terytorialnego – gminach, powiatach, województwach,
• jednostkach budżetowych, szkołach, przedszkolach, bibliotekach, domach kultury,
• publicznych placówkach ochrony zdrowia,
• innych instytucjach, które dysponują środkami publicznymi.

Z obowiązku prowadzenia CRU mogą być wyłączone określone podmioty (np. uczelnie publiczne lub jednostki specjalnego znaczenia), jednak katalog wyłączeń jest ograniczony i może się zmieniać w wyniku dalszych regulacji.

Harmonogram wejścia w życie przepisów

Ustawodawca zdecydował się na stopniowe wprowadzenie obowiązku rejestracji umów, aby jednostki mogły odpowiednio się przygotować:

• 1 stycznia 2026 r. – obowiązek obejmie jednostki administracji rządowej.
• 1 lipca 2026 r. – do rejestru będą zobowiązane jednostki samorządu terytorialnego.
• 1 stycznia 2027 r. – obowiązek obejmie pozostałe jednostki sektora finansów publicznych.

Dlaczego wprowadzono Centralny Rejestr Umów?

Uzasadnieniem dla wprowadzenia CRU jest konieczność zwiększenia przejrzystości i efektywności w wydatkowaniu środków publicznych. W szczególności chodzi o:

• Zwiększenie jawności – obywatele mają prawo wiedzieć, jak i na co wydawane są publiczne pieniądze.
• Wzmocnienie kontroli społecznej – powszechny dostęp do danych ułatwia działania kontrolne, np. dziennikarzom i organizacjom pozarządowym.
• Ograniczenie ryzyka korupcji – przejrzystość działa prewencyjnie i zniechęca do nadużyć.
• Ułatwienie sprawozdawczości i kontroli wewnętrznej – scentralizowany system porządkuje dane o umowach.

CRU wpisuje się w europejski i światowy trend cyfryzacji oraz transparentności działań sektora publicznego.

Co będzie trafiało do rejestru?

Choć szczegóły techniczne będą doprecyzowane w rozporządzeniu, wiadomo już, że do rejestru trafią podstawowe informacje o każdej zawartej umowie:

• numer umowy,
• data i miejsce zawarcia,
• strony umowy,
• przedmiot umowy,
• wartość,
• okres obowiązywania,
• ewentualne współfinansowanie.

Rejestrowane będą tylko umowy przekraczające określony próg wartościowy (planowany na poziomie 10 000 zł), przy czym próg ten może jeszcze ulec zmianie.

Czy każda umowa będzie podlegać rejestracji?

Nie. Przepisy przewidują zarówno wyłączenia podmiotowe, jak i przedmiotowe. Oznacza to, że:

• niektóre umowy nie będą musiały być rejestrowane (np. te zawarte na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy PZP),
• niektóre podmioty mogą być wyłączone z obowiązku rejestracji (np. jednostki wykonujące szczególne zadania z zakresu obronności, bezpieczeństwa).

Ponadto faktury, rachunki, aneksy i porozumienia również będą rozpatrywane pod kątem spełniania kryteriów „umowy” w rozumieniu przepisów – temat ten rozwiniemy w jednym z kolejnych wpisów.

Jakie są konsekwencje niespełnienia obowiązku?

Zgodnie z projektem, za brak wpisania umowy do CRU albo za wprowadzenie danych niezgodnych z rzeczywistością, mogą grozić konkretne sankcje. Mają one charakter nie tylko administracyjny, ale mogą również skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną, a w skrajnych przypadkach – nawet karną. To sprawia, że wdrożenie systemu CRU w jednostce musi być dobrze przygotowane i odpowiednio nadzorowane.

Podsumowanie

Centralny Rejestr Umów to duża zmiana dla jednostek sektora finansów publicznych. Choć jego wdrożenie wymaga czasu i zaangażowania, przyniesie też wiele korzyści – przejrzystość, bezpieczeństwo prawne i społeczne zaufanie. Warto już teraz zapoznać się z przepisami, zaplanować działania i rozważyć udział w szkoleniu z CRU, które kompleksowo przygotuje Twoją jednostkę do nowych obowiązków.