Wprowadzenie do pracy archiwisty

Na czym polega praca archiwisty? Co robimy jako archiwiści?

Archiwista zakładowy organizuje przejmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji wytworzonej lub zgromadzonej przez organizację. Przygotowuje też dokumenty do dalszego postępowania zgodnie z ich kategorią archiwalną. Praca ta łączy znajomość przepisów, dokładność i współpracę z osobami przekazującymi akta. Dotyczy zarówno dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej.

Pracując jako archiwista zakładowy lub pracownik składnicy akt (to nie to samo, drodzy czytelnicy – przyp. autora) w jednostkach publicznych będziemy realizować zadania organizacji określone w art. 5 ust. 1, pkt. 1 i 2 Ustawy z dn. 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: ustawa archiwalna), a także zadania, określone w art. 6 ust. 1, pkt. 1 i 2 tejże. Artykuły te określają tak istotne kwestie jak kwalifikacja archiwalna dokumentacji, a także postępowanie z dokumentacją po upływie okresu jej przechowywania. Tak więc archiwista, przyjmując dokumentację na stan archiwum zakładowego, będzie weryfikował, czy klasa oraz kategoria archiwalna (w szczególności kategoria – przyp. autora) zostały nadane prawidłowo, oraz czy dokumentacja rzeczywiście powinna trafić już na stan archiwum organizacji.

Najważniejsze zadania archiwisty zakładowego – praktyczna lista

Zakres czynności zależy od organizacji i obowiązującej w niej instrukcji archiwalnej. W codziennej pracy warto zwrócić uwagę na następujące zadania:

• Sprawdzenie dokumentacji przed przyjęciem. Czy sprawy są zakończone, teczki uporządkowane, a opis i spis zgodne z zawartością? Czy można je już przekazać do archiwum zgodnie z instrukcją?
• Weryfikacja klasyfikacji i kwalifikacji. Klasa z wykazu akt określa temat dokumentacji, a kategoria archiwalna – zasady jej dalszego przechowywania i postępowania. Tych oznaczeń nie należy stosować zamiennie.
• Prowadzenie ewidencji i wskazanie lokalizacji. Każda przyjęta jednostka powinna być możliwa do odnalezienia na podstawie właściwych środków ewidencyjnych.
• Przechowywanie i kontrola stanu zasobu. Obejmuje to dbałość o warunki w magazynie, kompletność dokumentów oraz czytelność i dostępność dokumentacji elektronicznej.
• Udostępnianie oraz kontrola zwrotów. Trzeba ustalić uprawnienia, zarejestrować wypożyczenie i sprawdzić, czy zwrócono kompletną dokumentację.
• Przygotowanie do brakowania lub przekazania materiałów archiwalnych. To dwa różne procesy. Nie wystarczy kierować się wiekiem dokumentu lub brakiem miejsca na półkach.
• Pomoc komórkom organizacyjnym. Wyjaśnienie sposobu opisywania teczek, przygotowania spisów i przekazywania dokumentacji ogranicza późniejsze poprawki.

Jak może wyglądać dzień pracy archiwisty?

Poniższy przykład pokazuje możliwy podział zadań w archiwum zakładowym. Nie jest obowiązkowym harmonogramem dla wszystkich instytucji.

Codzienna praca archiwisty wymaga znajomości przepisów oraz wnikliwej analizy dokumentacji

Wymaga to od archiwisty przede wszystkim wnikliwości oraz uważności. Wnikliwości – aby upewnić się, czy dokumentacja powinna trafić do archiwum, a uważności, ponieważ częstokroć komórki organizacyjne starają się przekazać do archiwum dokumentację, której okres przechowywania na stanie ich wydziału jeszcze nie minął. Dlatego tak ważnym jest, aby archiwista wszelkie takie próby „przemycenia” dokumentacji umiał wychwycić i zneutralizować. Wracając do zadań archiwisty, określonych w powyższych artykułach ustawy archiwalnej, zauważyć należy, że do obowiązków osoby piastującej pieczę nad archiwum zakładowym należeć będzie również systematyczne i staranne archiwizowanie zastanej na miejscu lub przyjmowanej dokumentacji, jej wypożyczanie, udostępnianie i – co równie istotne – wskazywanie, że określona dokumentacja jest już zdatna do brakowania.

A czym jest to brakowanie, zapytacie? Otóż jest to procedura prowadząca do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, której wymagany okres przechowywania upłynął i która utraciła znaczenie dla organizacji, w tym wartość dowodową. Trzeba przy tym sprawdzić właściwe przepisy i wymagane zgody. W jednostkach publicznych co do zasady wymagana jest zgoda dyrektora właściwego archiwum państwowego, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków. Sam upływ terminu nie jest więc jedynym warunkiem. Zadanie tym bardziej ważne, że wśród pracowników oraz niejednokrotnie osób decyzyjnych często występuje chęć przechowywania dokumentacji tak długo, jak to tylko możliwe. Archiwista z jednej strony musi być uważny i dokładny, a z drugiej sumienny, systematyczny i stanowczy.

Co powinien wiedzieć archiwista?

Częstokroć w trakcie trwania kursów kancelaryjno – archiwalnych I i II stopnia uczestnicy pytają mnie, co powinien wiedzieć archiwista? Jakie umiejętności musi mieć, aby dobrze wykonywać swoje zadania?

Otóż archiwista przede wszystkim powinien odznaczać się wiedzą fachową tj., znajomością przepisów. Oznacza to, że nieobce są mu meandry polskiego prawa archiwalnego, ze szczególną znajomością głównego aktu tego prawa tj. ustawy archiwalnej. Do tego pracownik archiwum powinien mieć wiedzę w zakresie rozporządzeń ministerialnych (m.in. Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego), oraz przepisów szczególnych, by wiedzieć jak się zachować w określonej sytuacji. W praktyce oznacza to, że jako archiwista wiem, co z czego wynika, dlaczego w konkretnym przypadku powinna być zastosowana taka, a nie inna kategoria archiwalna względem danej dokumentacji czy też, dlaczego nie mogę przechowywać określonych dokumentów dłużej, pomimo że tego chce ode mnie pracownik komórki. Wiedza fachowa archiwiście jest niezbędna – bez niej nie będzie poruszał się sprawnie w dokumentacji zgromadzonej w archiwum. Ponadto, co zrozumiałe – taki archiwista będzie wyciągał nauki metodą prób i błędów, a czego jak czego, ale tego nam w archiwum robić nie wolno.

Trzy dokumenty, które warto poznać na początku pracy

Instrukcja kancelaryjna opisuje sposób prowadzenia spraw i wykonywania czynności kancelaryjnych. Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) pozwala przyporządkować dokumentację do właściwych klas i kategorii. Instrukcja archiwalna określa organizację archiwum oraz zasady przejmowania, ewidencjonowania, przechowywania i udostępniania zasobu.

Najważniejsze jest korzystanie z dokumentów obowiązujących w konkretnej organizacji. Wzór znaleziony w internecie może dotyczyć innej instytucji i innych zadań. W jednostkach publicznych zasady tworzenia lub stosowania tych przepisów wynikają m.in. z art. 6 ustawy archiwalnej; nie należy przenosić całego tego trybu automatycznie na każdą firmę prywatną.

Checklista umiejętności początkującego archiwisty

• Potrafię odróżnić klasę z wykazu akt od kategorii archiwalnej.
• Umiem sprawdzić opis teczki i spis zdawczo-odbiorczy.
• Wiem, gdzie szukać podstawy okresu przechowywania i jak go obliczyć.
• Potrafię odnaleźć dokumentację w magazynie lub systemie na podstawie ewidencji.
• Znam zasady udostępniania, rejestrowania wypożyczeń i ochrony danych.
• Rozróżniam przekazanie materiałów archiwalnych i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
• Wiem, kiedy potrzebuję konsultacji lub zgody właściwego archiwum państwowego.
• Umiem pracować z narzędziami używanymi w organizacji, w tym z EZD, jeżeli został wdrożony.

Taka lista pomaga określić, które obszary wymagają ćwiczeń. Przygotowanie do pracy warto oprzeć na rzeczywistych przykładach teczek, spisów i wniosków, a nie wyłącznie na zapamiętaniu nazw przepisów.

Jaka jeszcze wiedza może przydać się archiwiście?

Dobrze by było, aby archiwista posiadał ogólną znajomość elektronicznego obiegu dokumentów, w tym elektronicznej archiwizacji dokumentacji, tak aby w sytuacji, w której w jego organizacji funkcjonuje, lub niedługo będzie funkcjonował system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (w skrócie EZD), archiwista nie był zaskoczony, tylko potrafił odnaleźć się w tej materii oraz umiał obsługiwać elektroniczne archiwum. Jest to obszar częstokroć wykraczający poza standardowe „pole widzenia” początkujących archiwistów (chociaż nie tylko), a niezbędny do sprawnego funkcjonowania archiwisty w tak dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy.

Gdzie może pracować archiwista?

Archiwista może pracować w archiwach zakładowych – zgodnie z logiką, oraz w składnicach akt. Zapytacie, jaka jest różnica między tymi pojęciami? Otóż archiwum zakładowe to komórka przechowująca dokumentację w organizacji wytwarzającej zarówno dokumentację niemającą wartości historycznej (kat. B), jak i dokumentację mającą taką wartość (kat. A). Natomiast składnica akt to komórka gromadząca dokumentację w organizacji, która wytwarza jedynie materiały o wartości praktycznej, nie historycznej (kat. B). Tak więc archiwista zakładowy może pracować między innymi w takich instytucjach jak urzędy miast, gmin, starostwa powiatowe, biblioteki, szkoły, ośrodki kultury czy firmy sektora prywatnego.

Praca w archiwum państwowym a archiwum zakładowym

Kategoria B nie oznacza, że dokumenty są niepotrzebne. Dokumentacja niearchiwalna zachowuje znaczenie praktyczne, prawne lub dowodowe przez określony czas. Jej obsługa jest istotną częścią pracy zarówno w archiwum zakładowym, jak i w składnicy akt.

Praca w archiwum państwowym może obejmować inne zadania niż obsługa bieżącego archiwum organizacji, np. opracowanie materiałów archiwalnych i obsługę kwerend. Dlatego szukając pracy w archiwach, warto czytać zakres obowiązków i wymagania konkretnego ogłoszenia. Sama nazwa stanowiska „archiwista” nie opisuje wszystkich czynności.

Czy archiwista musi mieć kurs?

Wymagania dotyczące przygotowania archiwisty trzeba sprawdzić dla konkretnego stanowiska i organizacji. Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia jest jedną z praktycznych dróg zdobycia wiedzy do pracy w archiwum zakładowym lub składnicy akt. Nie należy jednak przedstawiać go jako jednego ustawowego wymogu dla wszystkich stanowisk archiwisty. Pracodawca może oczekiwać kursu, określonego wykształcenia, doświadczenia lub ich połączenia. W zapytaniu ofertowym MKiDN z lipca 2026 r. wskazano m.in. wykształcenie średnie oraz kursy I i II stopnia albo odpowiednią alternatywę kwalifikacyjną. To przykład warunków konkretnego zlecenia, a nie uniwersalna zasada.

Ile trwa kurs archiwisty?

Czas nauki zależy od programu i organizatora. Według aktualnej oferty Pełni Wiedzy kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia obejmuje 24 godziny dydaktyczne i trzy dni zajęć online. To praktyczne przygotowanie do prowadzenia ewidencji, porządkowania dokumentacji oraz postępowania z zasobem archiwum zakładowego lub składnicy akt. Po zakończeniu uczestnik otrzymuje certyfikat od instytucji szkoleniowej. Program i dostępne edycje można sprawdzić w ofercie kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia.

Wybór przygotowania warto dopasować do obowiązków w swojej organizacji. W kategorii szkoleń dla archiwistów można porównać dostępne programy. Osoby pracujące w oświacie mogą także zapoznać się z zakresem szkolenia z archiwizacji dokumentów w szkołach i placówkach oświatowych; o dostępność tego szkolenia należy zapytać organizatora.

Najczęściej zadawane pytania o pracę archiwisty

Na czym polega praca archiwisty zakładowego?

Na przejmowaniu, ewidencjonowaniu, przechowywaniu i udostępnianiu dokumentacji organizacji oraz przygotowywaniu jej do dalszego postępowania zgodnie z przepisami. Archiwista sprawdza również prawidłowość przekazywanych akt i współpracuje z komórkami, które je wytwarzają.

Czy do pracy jako archiwista zawsze potrzebne są studia archiwistyczne?

Wymagania zależą od stanowiska i pracodawcy. W ogłoszeniach można spotkać wymóg odpowiedniego wykształcenia, kursu kancelaryjno-archiwalnego lub doświadczenia. Nie należy traktować jednego zestawu wymagań jako właściwego dla każdego archiwum zakładowego, składnicy akt i archiwum państwowego.

Czy archiwista może sam zdecydować o zniszczeniu starych dokumentów?

Nie wystarczy samodzielna ocena, że dokumenty są stare lub zajmują miejsce. Należy sprawdzić ich kategorię, wymagany okres przechowywania, znaczenie dla organizacji i obowiązującą procedurę. W jednostkach publicznych co do zasady potrzebna jest zgoda właściwego archiwum państwowego, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.

Czy praca archiwisty obejmuje również dokumenty elektroniczne?

Tak, jeżeli organizacja je prowadzi. Archiwista powinien znać stosowany system, zasady przekazywania dokumentacji, metadane i uprawnienia. Archiwizacja elektroniczna wymaga zapewnienia możliwości odnalezienia i wykorzystania dokumentów przez cały właściwy okres.

Źródła i materiały do dalszej nauki

• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – przede wszystkim art. 5 i 6 oraz przepisy o archiwach zakładowych.
• Archiwa Państwowe: obowiązki zarządców dokumentacji – obowiązki jednostek publicznych i rozróżnienie archiwum zakładowego oraz składnicy akt.
• Archiwa Państwowe: brakowanie dokumentacji – zasady i zakres procedury, w tym odmienna sytuacja podmiotów niepaństwowych.
• MKiDN: przykład wymagań przy pracach archiwalnych – zapytanie ofertowe z 16 lipca 2026 r.; przykład konkretnych wymagań, nie ogólna regulacja zawodu.