Wprowadzenie do pracy archiwisty

Praca w charakterze archiwisty zakładowego jest bardzo odpowiedzialnym, a zarazem często niedocenianym zadaniem. Realizując zadania związane z tym stanowiskiem, mamy istotny wpływ na funkcjonowanie całej organizacji poprzez przyjmowanie, przechowywanie, udostępnianie, wypożyczanie i w razie potrzeby wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego. Nieprawidłowe wykonywanie któregokolwiek z tych zadań może pociągnąć za sobą daleko idące konsekwencje, dlatego należy być należycie przygotowanym do realizacji tych zadań.

Na czym polega praca archiwisty? Co robimy jako archiwiści? 

Pracując jako archiwista zakładowy lub pracownik składnicy akt (to nie to samo, drodzy czytelnicy – przyp. autora) będziemy realizować zadania organizacji określone w art. 5 ust. 1, pkt. 1 i 2 Ustawy z dn. 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: ustawa archiwalna), a także zadania, określone w art. 6 ust. 1, pkt. 1 i 2 tejże. Artykuły te określają tak istotne kwestie jak kwalifikacja archiwalna dokumentacji, a także postępowanie z dokumentacją po upływie okresu jej przechowywania. Tak więc archiwista, przyjmując dokumentację na stan archiwum zakładowego, będzie weryfikował, czy klasa oraz kategoria archiwalna (w szczególności kategoria – przyp. autora) zostały nadane prawidłowo, oraz czy dokumentacja rzeczywiście powinna trafić już na stan archiwum organizacji.

Codzienna praca archiwisty wymaga znajomości przepisów oraz wnikliwej analizy dokumentacji

Wymaga to od archiwisty przede wszystkim wnikliwości i oraz uważności. Wnikliwości – aby upewnić się, czy dokumentacja powinna trafić do archiwum, a uważności, ponieważ częstokroć komórki organizacyjne starają się przekazać do archiwum dokumentację, której okres przechowywania na stanie ich wydziału jeszcze nie minął. Dlatego tak ważnym jest, aby archiwista wszelkie takie próby „przemycenia” dokumentacji umiał wychwycić i zneutralizować. Wracając do zadań archiwisty, określonych w powyższych artykułach ustawy archiwalnej, zauważyć należy, że do obowiązków osoby piastującej pieczę nad archiwum zakładowym należeć będzie również systematyczne i staranne archiwizowanie zastanej na miejscu lub przyjmowanej dokumentacji, jej wypożyczanie, udostępnianie i – co równie istotne – wskazywanie, że określona dokumentacja jest już zdatna do brakowania. 

A czym jest to brakowanie, zapytacie? Otóż jest to nic innego jak poddawanie zniszczeniu dokumentacji, której okres przechowywania w organizacji już upłynął, a żadne przepisy prawa nie dozwalają na jej dłuższe przechowywanie. Zadanie tym bardziej ważne, że wśród pracowników oraz niejednokrotnie osób decyzyjnych często występuje chęć do przechowywania dokumentacji tak długo jak to tylko możliwe. Na podstawie tych zadań widzimy więc, że archiwista z jednej strony musi być uważny i dokładny, a z drugiej strony sumienny, systematyczny i stanowczy. 

Co powinien wiedzieć archiwista?

Częstokroć w trakcie trwania kursów kancelaryjno – archiwalnych I i II stopnia uczestnicy pytają mnie, co powinien wiedzieć archiwista? Jakie umiejętności musi mieć, aby dobrze wykonywać swoje zadania?

Otóż archiwista przede wszystkim powinien odznaczać się wiedzą fachową tj., znajomością przepisów. Oznacza to, że nieobce są mu meandry polskiego prawa archiwalnego, ze szczególną znajomością głównego aktu tego prawa tj. ustawy archiwalnej. Do tego pracownik archiwum powinien mieć wiedzę w zakresie rozporządzeń ministerialnych (m.in. Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego), oraz przepisów szczególnych, by wiedzieć jak się zachować w określonej sytuacji. W praktyce oznacza to, że jako archiwista wiem, co z czego wynika, dlaczego w konkretnym przypadku powinna być zastosowana taka, a nie inna kategoria archiwalna względem danej dokumentacji czy też, dlaczego nie mogę przechowywać określonych dokumentów dłużej, pomimo że tego chce ode mnie pracownik komórki. Wiedza fachowa archiwiście jest niezbędna – bez niej nie będzie poruszał się sprawnie w dokumentacji zgromadzonej w archiwum. Ponadto, co zrozumiałe – taki archiwista będzie wyciągał nauki metodą prób i błędów, a czego jak czego, ale tego nam w archiwum robić nie wolno.

Jaka jeszcze wiedza może przydać się archiwiście?

Dobrze by było, aby archiwista posiadał ogólną znajomość elektronicznego obiegu dokumentów, w tym elektronicznej archiwizacji dokumentacji, tak aby w sytuacji, w której w jego organizacji funkcjonuje, lub niedługo będzie funkcjonował system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (w skrócie EZD), archiwista nie był zaskoczony, tylko potrafił odnaleźć się w tej materii oraz umiał obsługiwać elektroniczne archiwum. Jest to obszar częstokroć wykraczający poza standardowe „pole widzenia” początkujących archiwistów (chociaż nie tylko), a niezbędny do sprawnego funkcjonowania archiwisty w tak dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy. 

Gdzie może pracować archiwista?

Archiwista może pracować w archiwach zakładowych – zgodnie z logiką, oraz w składnicach akt. Zapytacie, jaka jest różnica między tymi pojęciami? Otóż archiwum zakładowe to komórka przechowująca dokumentację w organizacji wytwarzającej zarówno dokumentację niemającą wartości historycznej (kat. B), jak i dokumentację mającą taką wartość (kat. A). Natomiast składnica akt to komórka gromadząca dokumentację w organizacji, która wytwarza jedynie materiały o wartości praktycznej, nie historycznej (kat. B).  Tak więc archiwista zakładowy może pracować między innymi w takich instytucjach jak urzędy miast, gmin, starostwa powiatowe, biblioteki, szkoły, ośrodki kultury czy firmy sektora prywatnego. 

Czy archiwista musi mieć kurs?

Zgodnie z wymogami archiwów państwowych (między innymi Archiwum Narodowego w Krakowie) archiwista powinien ukończyć przynajmniej kurs kancelaryjno – archiwalny I stopnia, aby posiadać niezbędną wiedzę do pracy w archiwum. Bez wiedzy, którą początkujący archiwista zdobędzie w trakcie trwania kursu, będzie mu ciężko pełnić obowiązki archiwisty, oraz niestety nie ustrzeże się błędów. Na przykład wyrazi zgodę na brakowanie dokumentacji finansowo – księgowej, która winna być przechowywana w organizacji, co w konsekwencji może doprowadzić organizacje do strat finansowych lub nałożenia sankcji przez organ kontrolny.  

Ile trwa kurs archiwisty?

Kurs kancelaryjno – archiwalny I stopnia trwa 32 h. dydaktyczne. Kurs archiwalny w naszej firmie odbywa się online, są to trzy dni intensywnej pracy, która początkującemu archiwiście da zastrzyk niezbędnej, praktycznej wiedzy, w jaki sposób wypełniać skutecznie, metodycznie, zadania archiwisty. Zapraszamy również na nasze kursy z archiwizacji dokumentów – szkolenie dla pracowników szkół i placówek oświatowych oraz