Kurs kancelaryjno archiwalny I stopnia. 3-dniowe szkolenie z egzaminem

Szkolenie dla osób związanych z archiwizacją dokumentacji

Kurs kancelaryjno- archiwalny I stopnia trwa 24 godziny dydaktyczne. 

Celem kursu jest przygotowanie Uczestników do prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt
Kurs umożliwia zdobycie kompetencji niezbędnych do pełnienia funkcji archiwisty zakładowego, referenta kancelaryjnego, koordynatora czynności kancelaryjnych czy infobrokera.

Korzyści z udziału w 3-dniowym kursie archiwisty:

Nabyte umiejętności:

• zgodne z przepisami zarządzanie dokumentacją;
• poprawne prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego;
• rozumienie znaczenia i zasad właściwego dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
• właściwe zakładanie, rejestrowanie, znakowanie spraw i ich dokumentowanie, opisywanie teczek, przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt.
• samodzielne opracowanie zasobu archiwalnego;
• przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
• zgodne z przepisami brakowanie dokumentacji;
• poznanie zasad przeprowadzania kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i pozostałą dokumentacją;
• poznanie obowiązków twórców materiałów archiwalnych i podmiotów, które wytwarzają jedynie dokumentację o czasowej wartości;
• tworzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt, odpowiadającego potrzebom podmiotu;

Dodatkową wartością jest wymiana doświadczeń z przedstawicielami innych jednostek.

Adresaci kursu kancelaryjnego:

• przedstawiciele podmiotów publicznych i prywatnych;
• obecni i przyszli archiwiści zakładowi;
• referenci spraw;
• osoby oddelegowane do uporządkowania zasobu archiwum zakładowego/składnicy akt;
• osoby, które przejęły prowadzenie archiwum/składnicy po innym pracowniku;
• kierownicy podmiotów chcący uporządkować zgromadzoną i narastającą dokumentację;
• osoby chcące zdobyć praktyczną i użyteczną wiedzę z zakresu porządkowania dokumentacji;
• pracownicy firm prywatnych, zajmujących się archiwizacją dokumentów;
• wszystkie osoby zainteresowane tematyką szkolenia, chcące podnieść kwalifikacje lub planujące przebranżowienie się.

Wybierając nasz kurs online, zyskujesz:

• Bezpośredni kontakt z prowadzącym
• Możliwość dyskusji i zadawania pytań na bieżąco
• Komplet materiałów szkoleniowych w cenie
• Certyfikat od Instytucji Szkoleniowej po zakończeniu nauczania, będący potwierdzeniem zdobytych umiejętności i wiedzy.

Program szkolenia:

Dzień 1

1. Wprowadzenie do problematyki.
   • Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej
   • Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
   • Różnice pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
   • Współpraca z nadzorem archiwalnym
   • Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy.
2. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. 
   • Podstawowe systemy kancelaryjne
   • Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy
   • Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych
   • Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno-archiwalnych
   • Podział kompetencji pracowników
   • System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic
   • Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw
   • Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego.
3. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacji.
4. RODO- Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym.
   • Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych – wprowadzenie do problematyki
   • Postawa prawna przetwarzania danych osobowych w archiwum zakładowym
   • Najważniejsze akty prawne dotyczące ochrony danych osobowych obowiązujące archiwistę
   • Wprowadzenie teoretyczne do problematyki
   • Zasady przetwarzania danych osobowych przez osoby zatrudnione w zakładzie pracy
   • Współpraca archiwisty z podmiotami zewnętrznymi
   • Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji a ochrona danych osobowych
   • Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie danych osobowych przechowywanych w archiwum zakładowym

Dzień 2

1. Profesjonalne archiwum zakładowe.
   • Zasób archiwum zakładowego
   • Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty
   • Wyposażenie archiwum zakładowego
   • Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
   • Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym
   • Bezpieczny archiwista.
2. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.
   • Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych
   • Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
   • Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego
   • Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt
   • Procedura skontrum
   • Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum
   • Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
   • Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego
   • Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.
3. Praktyczna analiza wszystkich etapów porządkowania dokumentacji.
   • Studia wstępne
   • Rozpoznanie przynależności zespołowej
   • Segregacja i systematyzacja dokumentacji w obrębie zespołu
   • Klasyfikacja i kwalifikacja akt
   • Archiwizowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej
   • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
   • Opisywanie teczek
   • Przygotowywania ewidencji archiwum zakładowego i nadawanie sygnatury archiwalnej
   • Opracowanie rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego.

Dzień 3

1. Egzamin – godz.9.00 -10.30. 
2. Praktyczna analiza najważniejszych procedur postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym.
   • Typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania. Przygotowanie spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania i wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie
   • Typowanie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego, przygotowywanie stosownej dokumentacji
   • Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji znajdującej się w zasobie archiwum zakładowego
   • Przygotowywanie protokołu zaginięcia, uszkodzenia lub sporządzenia braków wypożyczonej dokumentacji
   • Przygotowywanie protokołu wycofania jednostki aktowej z ewidencji archiwum zakładowego
   • Przeprowadzenie skontrum dokumentacji zgromadzonej w zasobie archiwum
   • Przygotowanie sprawozdania z działalności archiwum zakładowego.

Inne formy finansowania tego szkolenia:

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS):

O dofinansowanie może wnioskować każdy pracodawca, zatrudniający co najmniej jednego pracownika. Jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie zatrudniają żadnego pracownika, nie mogą ubiegać się o wsparcie.

• Sprawdź szczegóły dofinansowania

Baza Usług Rozwojowych (BUR):

Baza Usług Rozwojowych to ogólnodostępna, darmowa baza oferująca usługi szkoleniowe i doradcze z europejskim dofinansowaniem. Dzięki Bazie możesz kontynuować edukację, zdobywać wiedzę, poszerzać kompetencje i kwalifikacje. 

• Sprawdź szczegóły dofinansowania 
• Wyświetl szkolenie w Bazie Usług Rozwojowych

Trener

Aleksandra Lebieda

Dyplomowana Archiwistka, absolwentka Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia o specjalizacji archiwalnej z 19- letnim doświadczeniem w strukturach publicznych służb zatrudnienia. Urzędniczka, Archiwista, certyfikowana specjalistka procedur administracyjnych i normatywów kancelaryjno – archiwalnych. 
Od 2020 r związana z branżą szkoleniową. Prowadziła szkolenia poświęcone archiwizacji dokumentów. Realizuje szkolenia dla JST w zakresie procedur postępowania z dokumentacją w świetle obowiązujących przepisów prawnych, a także służby przygotowawczej dla urzędników.