Prowadzenie Archiwum Zakładowego i Składnicy Akt w jednostce organizacyjnej w świetle przepisów o ochronie danych osobowych

Szkolenie z zarządzania archiwum zakładowym ma na celu dostarczenie uczestnikom wiedzy i umiejętności niezbędnych do efektywnego zarządzania dokumentacją oraz zgodnego z obowiązującymi przepisami prowadzenia pracy w archiwum zakładowym. Uczestnicy zostaną zapoznani z aktualnymi przepisami prawnymi dotyczącymi archiwizacji, w tym z nowelizacją ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, oraz zasadami prawidłowego zarządzania dokumentacją kadrowo-płacową z uwzględnieniem Rozporządzenia RODO, nowej Ustawy ODO i Kodeksu Pracy.

Korzyści z uczestnictwa w szkoleniu:

• Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją, oraz wiedzy niezbędnej do zgodnej z obowiązującymi przepisami organizacji pracy w kancelarii / archiwum jednostki organizacyjnej
• Omówienie przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Zapoznanie się z prawidłowym prowadzeniem i archiwizacją dokumentacji kadrowo- płacowej z uwzględnieniem Rozporządzenia RODO, nowej Ustawy ODO i Kodeksu Pracy

Adresaci szkolenia:

Szkolenie skierowane jest do:

• osób zajmujących się archiwizacją w zakładach oraz prowadzące archiwum zakładowe w urzędach i innych instytucjach;
• pracowników działów administracyjnych, HR, sekretariatów;
• wszystkich osób zainteresowanych tematyką szkolenia. 

Wybierając nasz kurs online, zyskujesz:

• Bezpośredni kontakt z prowadzącym
• Możliwość dyskusji i zadawania pytań na bieżąco
• Komplet materiałów szkoleniowych w cenie
• Certyfikat od Instytucji Szkoleniowej po zakończeniu nauczania, będący potwierdzeniem zdobytych umiejętności i wiedzy.

Program szkolenia:

1. Wprowadzenie do problematyki.
   • Źródła wiedzy na temat metodologii archiwalnej. Przydatne odnośniki. Na co zwracać uwagę korzystając z literatury?
   • Zapoznanie z podstawową terminologią związaną z archiwistyką
   • Różnice praktyczne pomiędzy prowadzeniem archiwum zakładowego i składnicy akt
   • Współpraca z nadzorem archiwalnym – rola odpowiedniego archiwum państwowego w pracy archiwum zakładowego 
   • Określanie kategorii archiwalnej dokumentacji i jej przynależności do klasy. Różnice pomiędzy aktami kategorii A, B, BE i BC. Ekspertyza archiwalna.
2. Obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Miejsce i rola archiwum w jednostce.
   • Podstawowe systemy kancelaryjne – ich zalety i wady
   • Schemat obiegu dokumentacji w zakładzie pracy – rola archiwum zakładowego
   • Omówienie normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego / składnicy akt i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Analiza budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt Procedura wprowadzania i zmiany normatywów kancelaryjno- archiwalnych
   • Podział kompetencji pracowników: co należy do zadań archiwisty zakładowego, a co do obowiązków pracowników komórek merytorycznych
   • System tradycyjny, system elektronicznego zarządzania dokumentacją, system tradycyjny wspomagany elektronicznie – omówienie głównych różnic. Skład chronologiczny, skład informatycznych nośników danych
   • Teczki spraw i teczki akt nie stanowiących akt spraw: tworzenie podteczek, dokumentowanie przebiegu sprawy i nadawanie znaku sprawy
   • Przygotowanie teczki do przekazania do archiwum zakładowego: porządkowanie jednostki aktowej, nadanie znaku teczki, wypisane okładek archiwalnych.
3. Najważniejsze akty prawa polskiego regulujące postępowanie z dokumentacją.
4. Profesjonalne archiwum zakładowe.
   • Zasób archiwum zakładowego
   • Lokal archiwum zakładowego: magazyn archiwalny i biuro archiwisty. Niezbędne wymogi techniczne: temperatura, wilgotność, bezpieczeństwo
   • Wyposażenie archiwum zakładowego – zalety i wady poszczególnych rozwiązań
   • Techniczne i organizacyjne zabezpieczenie zasobu archiwum zakładowego
   • Rozmieszczenie akt w archiwum zakładowym – wymogi oraz wady i zalety poszczególnych rozwiązań
   • Bezpieczny archiwista – omówienie niezbędnych środków ochrony indywidualnej pracownika magazynu archiwalnego oraz najczęściej popełnianych błędów.
5. Najważniejsze procedury postępowania w archiwum zakładowym.
   • Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych: formularze, przygotowanie akt do przekazania, współpraca z pracownikiem komórki merytorycznej
   • Brakowanie akt: typowanie akt do brakowania. Współpraca z: pracownikami komórki merytorycznej, odpowiednim archiwum państwowym oraz firmą brakującą dokumentacje. Stosowane formularze. Konieczność zadbania o bezpieczeństwo danych osobowych w procesie brakowania akt – zabezpieczenia techniczne i organizacyjne
   • Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w zasobie archiwum zakładowego: kiedy i na jakich zasadach, stosowane formularze, metody zabezpieczania danych osobowych zawartych w dokumentacji: anominizacja, pseudonimizacja, umowa zakazująca dalszego przetwarzania
   • Postępowanie w przypadku uszkodzenia wypożyczonych akt: obowiązki archiwisty, stosowane formularze
   • Procedura skontrum: kiedy należy przeprowadzić, zadanie komisji skontrowej, stosowane formularze
   • Procedura wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego: kiedy ją podejmujemy, stosowane formularze, kwestia aktualizowania ewidencji
   • Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego: procedura, standardy przygotowania akt, stosowane formularze, potencjalne błędy,
   • Sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego: najważniejsze elementy, stosowane formularze
   • Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności aktotwórcy.

Inne formy finansowania tego szkolenia:

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS):

O dofinansowanie może wnioskować każdy pracodawca, zatrudniający co najmniej jednego pracownika. Jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie zatrudniają żadnego pracownika, nie mogą ubiegać się o wsparcie.

• Sprawdź szczegóły dofinansowania

Baza Usług Rozwojowych (BUR):

Baza Usług Rozwojowych to ogólnodostępna, darmowa baza oferująca usługi szkoleniowe i doradcze z europejskim dofinansowaniem. Dzięki Bazie możesz kontynuować edukację, zdobywać wiedzę, poszerzać kompetencje i kwalifikacje. 

• Sprawdź szczegóły dofinansowania 

Trener

Aleksandra Lebieda

Dyplomowana Archiwistka, absolwentka Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia o specjalizacji archiwalnej z 19- letnim doświadczeniem w strukturach publicznych służb zatrudnienia. Urzędniczka, Archiwista, certyfikowana specjalistka procedur administracyjnych i normatywów kancelaryjno – archiwalnych. 
Od 2020 r związana z branżą szkoleniową. Prowadziła szkolenia poświęcone archiwizacji dokumentów. Realizuje szkolenia dla JST w zakresie procedur postępowania z dokumentacją w świetle obowiązujących przepisów prawnych, a także służby przygotowawczej dla urzędników.